Nejlepší správa mobilních dokumentů: eFileCabinet Review

jako nejlepšího systému pro správu dokumentů pro firmy se vzdálenou pracovní silou. Vybrali jsme eFileCabinet z desítek systémů správy dokumentů, které jsme zvažovali. Chcete-li si přečíst naši úplnou metodologii a podrobnější seznam systémů pro správu dokumentů, navštivte naši stránku s nejlepšími informacemi:

Proč eFileCabinet?

eFileCabinet umožňuje uživatelům přihlásit se do systému z libovolného počítače nebo mobilního zařízení připojeného k internetu . Navíc systém nabízí téměř všechny funkce, které malé firmy potřebují od systému správy dokumentů.

Vzdálený přístup

Co dělá eFileCabinet ideálním řešením pro správu dokumentů pro malé podniky se vzdálenou pracovní silou, můžete mít přístup odkudkoli . Na rozdíl od místních systémů, které je třeba speciálně nakonfigurovat, abyste se k nim mohli přihlásit mimo kancelář, je toto řešení založené na cloudovém systému snadno přístupné z libovolného počítače nebo mobilního zařízení s připojením k internetu. To dává zaměstnancům plný přístup k systému, ať už pracují z vaší kanceláře, domova nebo na jakémkoli jiném místě.

Vzdálení zaměstnanci mají úplné využití systému, nikoliv jen jeho části. Zatímco většina ostatních systémů, které analyzujeme, nabízí vzdálený přístup, ne všechny poskytují plnou funkcionalitu mimo kancelář. Tento systém funguje stejně bez ohledu na to, kde pracujete.

Poznámka editora: Hledáte systém správy dokumentů pro vaše podnikání? Pokud hledáte informace, které vám pomohou vybrat ten, který je pro vás vhodný, použijte níže uvedený dotazník, aby naše sesterská stránka BuyerZone vám bezplatně poskytla informace od různých dodavatelů:

Tento systém má také působivá mobilní aplikace pro iOS nebo zařízení Android. S aplikací můžete před stahováním, stahováním a otevřením dokumentů v jiných aplikacích prohlížet soubory, nahrávat dokumenty z jiných aplikací, sdílet soubory prostřednictvím e-mailu, tisknout dokumenty a prohlížet velikost souboru pro každou staženou položku. Dokumenty můžete také pořídit pomocí mobilní kamery a nahrát je přímo do systému. Jedná se o nástroj, který většina ostatních mobilních aplikací systémů pro správu dokumentů, které jsme analyzovali, nenabídali.

Také jsme našli mobilní aplikaci velmi snadno použitelnou. Je to rychlé a poskytuje rychlý přístup k dokumentům, které nejvíce používáte. Na domovské stránce jsou zobrazeny soubory, které jste nedávno pracovali a které jste označili jako oblíbené. Kromě toho je k dispozici karta s nabídkou, která obsahuje vyhledávací lištu pro rychlé vyhledání jakéhokoli dokumentu v systému a odkaz, který vám umožní zobrazit všechny skříně, zásuvky a složky.

Jelikož se jedná o systém založený na cloudovém systému, eFileCabinet bere několik bezpečnostních opatření, abyste zajistili, že jsou soubory vždy chráněny. Všechny dokumenty jsou uloženy v certifikovaných datových centrech společnosti, které jsou kompatibilní s úrovní 1 PCI. Pro maximální ochranu jsou dokumenty zašifrovány při jejich přenosu.

Plány a ceny

eFileCabinet Online nabízí několik plánů pro malé podniky, které se liší skladováním a funkcemi a jsou účtovány každoročně. Podrobné informace najdete na stránce ceny společnosti

Základní

Úložiště: 25 GB

• Vlastnosti: Secure file sharing
• Cena: $ 15 za měsíc na uživatele
• Advantage

• Vlastnosti: Bezpečná sdílení souborů plus eFileCabinet DMS, SideKick, retention, vlastní a hotové šablony, dvoufaktorová autentizace, integrace softwaru, mobilní přístup atd.
• Cena: 30 dolarů za měsíc na uživatele 3 uživatelé)
• Obchodní

Úložiště: 5TB

• Vlastnosti: Všechny funkce programu Advantage plus automatizaci podnikových procesů, zaostřování OCR, automatizační nástroje, > Cena: 55 USD za měsíc, na uživatele, účtováno každoročně
• V případě větších podniků existuje podnikový plán, který obsahuje licenci na místo a více než 5TB úložného prostoru v závislosti na vašich potřebách. Ceny jsou přizpůsobeny pro každou firmu a vyžadují citát z eFileCabinetu.
• Funkce

Jednou z nejcennějších funkcí eFileCabinet je oprávnění, která umožňuje omezit, kdo může zobrazit a upravovat určité soubory. Oprávnění mohou být přidělena jednotlivými zaměstnanci nebo skupinami uživatelů, například manažery nebo prodejní týmy. To vám umožní zajistit, aby přístup k určitým dokumentům umožňovali pouze ti pracovníci s oprávněním.

Tento systém také umožňuje vytvořit šablony v rámci systému. Tyto šablony slouží jako rámeček pro dokumenty, které běžně používáte, jako jsou faktury nebo hlavičkové papíry. Šablony lze vygenerovat pomocí některých již vyplněných informací, například názvu a adresy vaší firmy, zatímco prázdné tělo dokumentu.

Další funkce zahrnují zónové optické rozpoznávání znaků (nástroj OCR), které se používá, když jste skenování dokumentů do systému; desktopová aplikace Sidekick, která nabízí rychlý přístup k vašim souborům; SecureDrawer, který vám umožňuje elektronicky posílat důvěrné soubory velikosti až 1GB svým spolupracovníkům nebo klientům. a eSignature, který umožňuje posílat dokumenty ostatním digitálně podepsaným a ukládá všechny vaše digitálně podepsané soubory na jednom zabezpečeném místě.

eFileCabinet integruje s Microsoft Office, QuickBooks, Salesforce, Sage a Foxit a nabízí integraci API na úrovni Advantage a vyšší.

Zákaznický servis

Byli jsme velice spokojeni se zákaznickým servisem, který jsme obdrželi od společnosti eFileCabinet. Během našeho prvního volání jsme mluvili s představitelem, který si udělal čas, aby se ujistil, že máme jasné pochopení systému. Diskutovali jsme o cenách, o tom, jak je přístup k cloudovému řešení, o jeho funkcích, o tom, jak funguje mobilní aplikace, o množství zahrnutého úložiště ao bezpečnostních opatřeních datového centra.

Uživatelé systému se mohou obrátit na tým podpory prostřednictvím živého rozhovoru, e-mail od 7:30 do 18:00 (MST) od pondělí do pátku. Vestavěná uživatelská příručka odpovídá na otázky, jako je například vytvoření skříňových souborů a složek, stejně jako sdílení a ukládání dokumentů. Navíc webová stránka obsahuje několik videí o tom, jak používat systém a rozsáhlou sekci Často kladené otázky.

Omezení

Zatímco eFileCabinet obsahuje téměř vše, co byste od systému správy dokumentů mohli potřebovat, přichází s relativně vysokou cenou . Tento systém založený na cloudových počítačích je také jedním z mála, který jsme zjistili, že účtuje instalační poplatek. Je-li eFileCabinet pro vás příliš drahý, doporučujeme, abyste zvážili náš výběr nejlepšího nízkorozpočtového systému pro správu dokumentů, který je také řešením založeným na cloudovém rozhraní. I když je to výrazně levnější, nemá tolik funkcí a nástrojů, jako eFileCabinet.

Připraveni zvolit systém správy dokumentů? Zde je rozpis našeho úplného pokrytí:

Systémy správy dokumentů: Příručka kupujícího

Nejlepší dokumentový software a systémy pro správu dokumentů 2018

• Nejlepší systém správy dokumentů Celkově
• Nejlepší dokument pro správu dokumentů
• Management for Small Business
• Poznámka redakce: Hledáte systém správy dokumentů pro vaše podnikání? Pokud hledáte informace, které vám pomohou vybrat ten, který je pro vás vhodný, použijte níže uvedený dotazník, abychom naši sesterskou stránku BuyerZone poskytli bezplatně informace od různých dodavatelů:

• ---

  

  Průvodce výběrem správného úvěru pro malé podniky

  Pokud potřebujete podnikový úvěr v roce 2018, nalezení správného věřitele a druh úvěru může být mátlým procesem. Chcete-li ukázat správným směrem, musíte nejprve odpovědět na několik kritických otázek: Kolik peněz potřebujete? Pro co potřebujete peníze? Jak rychle potřebujete peníze? Jak dlouho bude trvat, než ji zaplatíte?

  (Řešení)

  

  Výběr softwaru CRM: Příručka kupujícího

  Software CRM byl původně navržen tak, aby pomáhal firmám vytvářet a udržovat vztahy s novými i stávajícími zákazníky. Od té doby se software CRM vyvinul z jednoduchého systému správy kontaktů do robustního nástroje, který pomáhá uživatelům řídit prodej, marketing, POS, účetnictví, prodejce a další typy provozních dat, vše v jednom snadno dostupném řešení .

  (Řešení)