Nejlepší systém správy dokumentů pro malé firmy

Naše výzkum a analýza systémů správy dokumentů v roce 2018 nás vedou k tomu, abychom doporučili systém FileHold Express jako nejlepší systém správy dokumentů pro malé firmy Vybrali jsme FileHold z desítek dokumentů systémy managementu, které jsme zvažovali. Pro naši plnou metodologii a podrobnější seznam systémů pro správu dokumentů navštivte naši stránku s nejlepším výběrem tipů.

Proč FileHold?

FileHold má intuitivní rozhraní, které je pro malé firmy vhodné, Používá stejnou pilní strukturu jako Průzkumník Windows, což usnadňuje učení a představu novým zaměstnancům.

Snadné použití

Co dělá FileHold tak atraktivní pro malé firmy, je to, že má stejný vzhled a pocit jako programy jsou zvyklí. Struktura archivu obsahuje stejný přístup, který aplikace Průzkumník Windows používá, se stejným přístupem pro skříň, zásuvku, složku a podsložku. Jakmile je instalován, zaměstnanci by měli být schopni rychle urychlit.

Byli jsme ohromeni čistým rozhraním systému. Na rozdíl od jiných systémů, které jsou přeplněné ikonami a obrázky, vše, co vidíte při přihlašování, je knihovna dokumentů spouštěná po levé straně stránky a vyhledávací lišta v horní části stránky. Dokumenty můžete načíst, hledat a prohlížet ze stejné stránky. Mnoho dalších systémů, které jsme zkoumali, nás nutí přepínat mezi stránkami.

Poznámka redakce: Hledáte systém správy dokumentů pro vaše podnikání? Pokud hledáte informace, které vám pomohou vybrat ten, který je pro vás vhodný, použijte níže uvedený dotazník, aby naše sesterské stránky BuyerZone poskytly zdarma informace od různých dodavatelů:

Složky MyFileHold systému jsou velmi užitečné . Jedná se o samostatné složky nad knihovnou všeobecných skříněk a zásuvek pro nejčastěji používané dokumenty, soubory, které jste odhlásili, jakékoliv upozornění nebo upomínky, které máte, soubory, které jste nedávno získali, a dokumenty, které jste nedávno přidali systém. To poskytuje snímek dokumentů, na kterých právě pracujete, a položek, které vyžadují okamžitou pozornost.

FileHold umožňuje dostatečné přizpůsobení. Zaměstnanci mohou přizpůsobit části systému svým osobním preferencím. Můžete přizpůsobit rychlé odkazy pro různé úkoly, jako je přidávání souborů, propojení dokumentů a odhlášení souborů. Vyberete specifické atributy metadat - například typ dokumentu, verzi, počet propojených souborů a autora - které se zobrazují vedle názvu souboru.

Dokumenty můžete v systému nahrát několika způsoby. Můžete přetahovat soubory, které jsou již v počítači nebo v síti, stejně jako dokumenty naskenované přímo do systému. Integrace sady Microsoft Office umožňuje kliknutím na tlačítko přidat dokumenty, které pracujete v aplikaci Word, Excel, Outlook nebo PowerPoint.

Jakmile se v systému objeví dokument ve schránce. Zde definujete jeho atributy metadat a vyberete místo, kam chcete podat. FileHold nabízí množství atributů, které lze připojit k jednotlivým souborům, takže můžete vybrat různé vlastnosti pro různé typy dokumentů. Například atributy faktur mohou zahrnovat klientovi, na který je faktura určena a datum, kdy má být zaplaceno, zatímco brožura může mít vlastnosti, jako kdo ji vytvořil a kdy byl přidán do systému.

FileHold nabízí několik snadných způsobů rychle najít dokumenty, které hledáte. Nejjednodušší možností je zadat slova nebo fráze, které hledáte do dokumentu, do hlavního vyhledávacího panelu, který je podobný panelu vyhledávání Google. Toto vyhledává celou knihovnu souborů. Místo vrácení dokumentů pouze s přesným textem, který jste hledali, však tato možnost vrátí výsledky, které zahrnují synonyma, vylučující slova a slova úzce spojená s vašimi původními hledanými výrazy. Po vrácení výsledků můžete kliknout na soubor a rámeček náhledu zvýrazní slova, která jste hledali, takže můžete rychle zjistit, zda je to dokument, který potřebujete. Můžete také provádět pokročilé vyhledávání, která vám umožní vyhledávat soubory na základě atributů metadat.

Funkce

Byli jsme obzvláště ohromeni mnoha nástroji spolupráce, které obsahují funkci check-in a checkout, která blokuje více než jednu osobu ze stejného dokumentu současně. Můžete také nastavit výstrahy, které automaticky upozorní spolupracovníky při kontrole a odhlášení dokumentů nebo při změnách souborů.

Software uchovává protokol auditu každého, kdo přistupuje k jednotlivým souborům, a pokud tak učiní, a pracovníci mohou zkontrolujte předchozí verze dokumentů po provedených změnách.

Naštěstí pro podniky se vzdálenými zaměstnanci je systém přístupný odkudkoliv, přes libovolný počítač nebo mobilní zařízení připojené k internetu. Pokud jste přihlášeni vzdáleně, software vám umožní vyhledat, načíst a pracovat na jakémkoli dokumentu uloženém v systému. Ne všechny samozřejmě hostované systémy, které jsme zkoumali, nabízejí tento rozsah vzdáleného přístupu.

Chcete-li zajistit, aby zaměstnanci viděli pouze soubory a dokumenty, které mají být, FileHold nabízí výběr z 11 bezpečnostních rolí, od čtení až po systém správa. Můžete také nastavit specifická přístupová oprávnění pro celé skříně a složky i pro jednotlivé soubory.

Dalšími standardními funkcemi jsou kalendář, který sleduje nedokončené úlohy, možnost praktického propojení souborů v systému a skenovací software, který automaticky převádí text na dokumenty v tištěném papíru do upravitelných a prohledávatelných dat.

Můžete si zakoupit doplňkové funkce s dodatečnými náklady, včetně možností pracovních postupů, možnost vytvářet účty pro hosty pouze pro čtení a funkce elektronického podpisu. > Cena

Vzhledem k tomu, že soubor FileHold je systém s vlastním hostováním, většina nákladů je pouze jednorázová. Cena je rozdělena na několik částí, včetně poplatků za software, uživatelské licence a instalaci, implementaci a školení.

Systém je k dispozici ve dvou cenových plánech: FileHold Express a FileHold Enterprise. Expresní plán je určen pro podniky s 20 nebo méně zaměstnanci, zatímco podnikový plán je vhodný pro větší podniky. Oba plány nabízejí stejné uživatelské zkušenosti, funkce a nástroje. Rozdíl je v cenové struktuře

Jedná se o jednorázové náklady na soubor FileHold Express:

Serverový software:

• 3.750 dolarů (zahrnuje pět uživatelů a šest měsíců podpory) Dodatečné licence:
• $ 200 každý, až 20 uživatelů (zahrnuje prohlížeče webových a stolních dokumentů) Jedinými opakujícími se náklady jsou trvalá podpora. Máte možnost platit roční poplatek, který vám poskytne vylepšení softwaru a průběžnou technickou podporu. Tato cena je 20% z původního poplatku. Pro malé podniky, které potřebují komplexní platformu pro správu dokumentů se všemi základními rysy, je Express plán dobrou hodnotou z důvodu jednorázových nákladů.

Pokud jsou počáteční náklady příliš velké pro začínající podniky, FileHold nabízí jak bezúročné financování a možnosti pronájmu. Většina ostatních systémů, které jsme analyzovali, nenabízejí tyto platební plány.

Zákaznický servis

Celkově jsme byli velmi spokojeni se zákaznickým servisem, který jsme obdrželi od společnosti FileHold. Doporučený způsob, jak dosáhnout podpory, je prostřednictvím e-mailu. Společnost FileHold reagovala na náš e-mailový dotaz do 10 minut. Zástupce odpověděl na všechny naše otázky podrobně, s odkazy na webové stránky s dalšími informacemi.

Jakmile je systém spuštěn, můžete kontaktovat tým zákaznické podpory společnosti FileHold e-mailem nebo online lístkem. (Telefonní služba není volba.) Na webu společnosti jsou také rozsáhlé zdroje včetně řady uživatelských příruček. Navíc software obsahuje zabudovaný přístup k pomocným průvodcům

Omezení

Největší potenciální nevýhodou FileHoldu je to, že je primárně hostovaný systém, takže musíte mít svůj vlastní server a potřebujete Odborník v oblasti IT, který má znalosti o údržbě serverů, což může vést k dodatečným nákladům. Možnost cloudu je k dispozici, ale není hostována aplikací FileHold, takže byste museli uspořádat cloudovou službu třetí strany, která ho bude hostit a zaplatíte za její využití.

Další možný nedostatek je, že zákaznická podpora je dostupná pouze e-mailem a online. Přestože jsme dostali mimořádně rychlou odpověď, když jsme odeslali e-mailem, některé firmy by mohly být vypnuty tím, že nemohly někoho zavolat.

Je také důležité poznamenat, že tento systém není kompatibilní s počítači Mac. Pokud je vaše kancelář založená na počítačích Mac, doporučujeme vám, abyste považovali náš nejlepší software pro správu dokumentů za mobilní telefon, protože nabízí plný přístup z libovolného zařízení podporovaného webem.

Jste připraveni zvolit systém správy dokumentů? Zde je rozpis našeho úplného pokrytí:

Systémy správy dokumentů: příručka pro kupující

• Nejlepší software pro správu dokumentů a systémy 2018
• Nejlepší software pro správu dokumentů Celkově
• Nejlepší low-cost správa dokumentů
• Správa dokumentů

• ---

  

  ČAsové hodiny: Co je pro vás to pravé?

  Jedním z největších rozhodnutí, které učiníte při výběru časového a docházkového systému, je rozhodování o tom, jaký typ hodinového času je třeba použít. Protože ne všechny hodiny jsou kompatibilní s každým systémem, ten, který vyberete, může být vlivným faktorem v systému, který skončíte. "Základním kamenem většiny systémů času a docházky budou hodiny," Chris Zian, produktový manažer časových a pracovních služeb společnosti Paychex, řekl Mobby Business .

  (Řešení)

  

  Průvodce výběrem správného úvěru pro malé podniky

  Pokud potřebujete podnikový úvěr v roce 2018, nalezení správného věřitele a druh úvěru může být mátlým procesem. Chcete-li ukázat správným směrem, musíte nejprve odpovědět na několik kritických otázek: Kolik peněz potřebujete? Pro co potřebujete peníze? Jak rychle potřebujete peníze? Jak dlouho bude trvat, než ji zaplatíte?

  (Řešení)