4 Chyby, které byste se měli vyvarovat

Obchodní schůzky mají dlouholetou pověst za to, že jsou netypické, nudné a ztrácejí čas. Zábavné a skladové fotografie charakterizují schůzky s scénami znuděných zaměstnanců, kteří sledují hodiny, otáčejí oči a usínají, zatímco se zdá, že moderátor trpí neomezeně.

Ačkoli se zdá, že televizní a fotografické představení jsou přehnané, jsou to opravdu živé. Podle nedávného průzkumu podnikové intranetové společnosti Igloo Software zhruba polovina všech zaměstnanců shledá, že schůzky jsou neproduktivní. Přesněji řečeno, zaměstnanci jsou zneklidněni zbytečnými schůzemi (76 procent), schůzkami mimo téma (59 procent) a opakováním lidí (58 procent).

"Když lidé slyší schůzku, chybí produktivita, jsou méně pravděpodobné, že si budou udržet důvěru, je to správné využití jejich času a tím se uvolní, "řekla Amanda Milliganová, mluvčí společnosti Igloo Software a projektového manažera průzkumu.

Je důležité, aby manažeři zhodnotili, jak vedou schůzky - a jak často - aby zjistili, jestli je to nejlepší pro své týmy, řekl Milligan. Pokud se zdá, že vaši zaměstnanci nevycházejí z setkání firem, možná budete chtít zhodnotit, zda tyto chyby děláte. [Viz Příbuzný Příběh: Chcete setkání na lepší podnikání? Připravte se ]

1. Chybí vám jasný účel nebo program

Schůzky bez zvláštního cíle se klasifikují jako "zbytečné" a "zbytečné" ze strany zaměstnanců.

"Schůzky musí mít jasný účel mimo stavovou zprávu, jeden z mnoha on-line nástrojů pro řízení projektů, které jsou na trhu, "řekl Stephen Sheinbaum, zakladatel společnosti Bizfi, finanční společnost a alternativní poskytovatel financí. "Udělejte schůzku a předávejte ji všem účastníkům předčasně, takže vědí, co se od nich očekává na schůzce."

Tim Eisenhauer, předseda poskytovatele intranetu Axero Solutions, se shodl na tom, velká chyba, protože to často vede k dlouhým schůzkám mimo téma.

"Držte to krátké," řekl Eisenhauer. "Máte definované počáteční a konečné časy a nejdůležitější je, aby někdo vedl schůzku a udržel ji na cestě."

2. Používáte "buzzwords"

Několik věcí odvede zaměstnance rychleji, než slyšet firemní žargon během setkání. Možná si myslíte, že oblíbené buzzwords jako "synergie" a "posun paradigmatu" znějí více v souladu s obchodní strategií společnosti, ale váš tým pravděpodobně preferuje explicitní vysvětlení těchto neurčitých a nadměrně používaných frází.

Igloo Software zjistil, že Následující buzzwords nejčastěji vyslyšely zaměstnance během schůzek:

• Mysli mimo krabici
• Dotyková základna
• Přiveďte ke stolu
• Synergie
• Jděte dopředu

3. Využíváte rušivé chování během schůzek

Průzkum Igloo Software zjistil, že zaměstnanci jsou zneklidněni rozptýlením chování, jako je například telefonování (51 procent), boční konverzace (47 procent) a jídlo nebo pití (22 procent). Možná si neuvědomujete, že děláte tyto věci nebo jejich účinek na ostatní účastníky, ale mohlo by to být také důvodem, proč jsou vyladěni.

Eisenhauer dal příklad bývalého kolegu, který během setkání hlasitě žvýkal gumu

"Jakmile jsem ji viděla nebo slyšela, mohl bys mě počítat," řekl. "Zamiloval bych se na žvýkání a rozčiloval jsem se, možná i trochu hypnotizoval. Takže pokud mi něco takového odpojilo, představte si věci, které by mohly uvolnit vaše zaměstnance."

4. Nepoužíváte správně tech nástroje

Ačkoli technologie umožnila použití PowerPointů, sdílení obrazovky, videokonferencí a dalších aspektů moderního setkání, není to vždy dokonalé. Technologické chyby se mohou vyskytnout - a to tak často, že 34 procent respondentů z výzkumu Igloo uvádí jako nejefektivnější zasedání neklidné technické problémy. Pokud vaše připojení k videorekordéru přerušuje nebo se výstupní monitor neustále vypíná, jak můžete očekávat, že vaši zaměstnanci zůstanou soustředěni? Otestujte všechny schůzky před tím, než je budete muset použít, a dokonce i když vše probíhá hladce, buďte připraveni spustit schůzku tech-free jen v případě, že se něco stane.

Související problém nevyužívá účinnou technologii. Další 29 procent respondentů uvedlo, že se jim nelíbí schůzky, které stále používají prezentaci v aplikaci PowerPoint. Přečtení prezentace - a to bez přidání dalších informací - se projevuje jako ztráta času zaměstnanců, protože by se to mohlo bez problémů číst samo od sebe.

"I přes početné digitální a technologické zdroje "Manageri nemusejí znát nejlepší způsoby, jak využít tyto zdroje pro účely jejich setkání," řekl Milligan Mobby Business. "Je důležité, aby vedoucí společnosti prozkoumali možnosti a zjistili, jak mohou komunikovat se zaměstnanci nejjednodušším a nejúčinnějším možným způsobem."

Je vaše schůzka nutná?

Než zavoláte schůzce, ve které byste mohli nad chybami, věnujte chvíli přemýšlení o tom, jestli je skutečně potřeba mít na prvním místě.

"Měli byste se ptát sami sebe, zda je schůzka, která může narušit produktivitu, nejlepší způsob, jak [dosáhnout cíle]", Řekla Sheinbaumová. "Když chci ověřit vývoj některých technologií, které vyvíjíme, žádám o volání nebo e-mail od vedoucího týmu, ne o setkání v rámci skupiny, ale když jsem chtěl sdělit, proč jsme společnost rebranded na počátku tohoto roku, Celou firmu jsem shromáždil společně na konci pracovního dne. Pokud je schůzka správným řešením, musíte si být jisti, že jste naplnil cíl, který jste nastavili. "

" Značný počet menších setkání, které se zaměřují na aktualizace nebo prostě šíření informací, lze uskutečnit ve společných prostorech, které šetří čas a odstraňují možnost přerušení nebo rozptýlení, "dodal Milligan. "Pomáhá také otevřené kultuře, která povzbuzuje lidi k tomu, aby pracovali nahlas, aby odhalili každodenní konverzace a pracovní postupy oddělení, aby se usnadnilo sledování. Kultury firem se základem transparentnosti mají méně potřeba časté "

Některé zdrojové rozhovory byly provedeny pro předchozí verzi tohoto článku.

Výběr nabídek nabídek? 4 tipy pro rozhodování

Jste zaměstnáváním práce a máte rozhovor pro několik pracovních míst, pro které jste kvalifikováni. Zanedlouho se nabídky začnou vracet, ale vy jste roztrhané o tom, který z nich si vyberete. Mezi platy, přínosy, firemní kulturou a možnostmi kariérního postupu je toho hodně zvážit. Mnoho nabídek je záviděníhodnou pozicí, ale není to tak neobvyklé, říká Margaret Freelová, firemní náborová agentura TechSmith, akademická softwarová společnost Pokud jednáte mezi dvěma nebo více nabídkami, je několik tipů, které vám pomohou při rozhodování.

(Kariéra)

Sedí celý den? 6 jednoduchých způsobů, jak získat zdravou práci

Pro většinu zaměstnanců v kancelářích je práce na stůl osm nebo více hodin denně nevyhnutelná. Ale jak mnoho Američanů nyní ví, trávení času, které jste přilepili na své místo, může skutečně vyloučit vaše fyzické a duševní zdraví. "V kancelářském prostředí trávíte většinu pracovní doby na setkáních nebo před počítačové obrazovky, "řekl Jamie Russo, šéf práce a wellness ve spolupráci s kancelářskými prostory Enerspace.

(Kariéra)