Správná komunikace na pracovišti ve věku chatu a textu

Nástroje komunikace učinily v posledních 20 letech skoky a hranice. Přesunuli jsme se z telefonních hovorů a faxů na e-maily a text. S těmito změnami se objevil nový jazyk a nová pravidla pro odbornou komunikační etiketu. Odborníci doporučili, aby z e-mailů ztratili humor, aby nedošlo k nesprávné interpretaci, a argumenty vyplývající z použití pozdravů a ​​podpisů v odpovědi a dopředu, aniž bychom se zmínili o bitvě o osobní citace v podpisových blocích. Nyní mnoho nástrojů pro produktivitu zahrnuje okamžité zasílání zpráv v jejich týmových prostorech a vzali tuto výzvu o krok dále tím, že zavedli emotikony do svých systémů. Zatímco mnozí z nás používají smajlíky, smutné tváře a "LOL" v naší každodenní neformální komunikaci s přáteli a rodinou, měli by být použity v odborné korespondenci? " Ty typy komunikačních nástrojů umožňují flexibilitu, "řekl Dennis Collins, ředitel marketingu na West Unified Communications. "Mnohokrát se komunikační nástroje obviňují, nikoli uživatel, pro nevhodné použití. Místo toho by se manažeři měli zaměřit na výsledky zvýšené a okamžité komunikace a nikoliv na to, jak se tam dostat."

Výhody a nevýhody digitální komunikace nástroje

Existuje mnoho pozitivních možností využití Slack, Teamwork Chat a širokého spektra podobných komunikačních nástrojů. Sharon Schweitzer, odborník na mezinárodní obchodní etiketu, autor a zakladatel Přístupu ke kultuře, uvedl, že nástroje pro spolupráci poskytují týmům určenou platformu, na které se mohou diskutovat a rozvíjet projekty, což každému umožňuje sdílet a upevňovat své nápady. výměna mezi spolupracovníky jim umožňuje co nejrychleji vysílat a přijímat informace, zvyšovat produktivitu a komunikaci mezi týmy, "řekla. "Pro projekty, které zahrnují několik týmů nebo lidí pracujících na dálku, tyto aplikace pomáhají znovu připojit zaměstnance, poskytnout aktualizace pokroku a usnadnit spolupráci. Aplikace také poskytují určenou platformu pro komunikaci na pracovišti bez rozptýlení Facebooku Messenger nebo chatu Google, což umožňuje větší kancelář efektivitu. "

Vedení otevřené výměny může být výzvou. Zatímco Collins povzbuzuje majitele a manažery malých podniků, aby přijali technologii a chodili s proudem, podporuje také nastavování parametrů.

"Nastavte očekávání," řekl a "poskytněte vodítka pro jejich použití. Můžete si "mluvit" jedním způsobem v e-mailu a vyjádřit stejný sentiment v chatu, pouze jinak kvůli neformálnější povaze. "

To zahrnuje použití emotikonů. Collins má několik důvodů, proč používání emoticonů v chatech je dobrá věc, především pokud jde o kontext.

"Obsah, který není relevantní, je jen hluk," řekl. "Jsme zaplaveni obsahem, ale když má obsah kontext, je jednodušší pochopit." "Emotikony poskytují tento kontext tím, že vytvářejí jednorozměrné zprávy mnohem robustnější a projevují inflexi." Dává to, co člověk říká vizuální komunikační pocit, přidá další vrstvu, aby zjistil, zda jsou zadaná slova chápána jako vtip, vážný nebo sarkastický, například.

Okamžitá komunikace má i další výhody. Rozkládá hierarchické hranice. Namísto e-mailu šéfovi, pak dalšího k šéfovi, jednomu k velkému šéfovi a zpět, může být nyní položena otázka v reálném čase. Vzhledem k tomu, že lidé nemají pozornost, kterou používají, kratší zprávy s větší frekvencí vyvolávají lepší a okamžité reakce, udržují projekt v pohybu, místo aby čekali na otázku a odpověď, která jde po žebříku a zpátky dolů. > Může být také nevýhoda pro používání emotikony uvnitř i vně vaší organizace. Podle nové studie z Amsterdamské univerzity, včetně smiley tváří ve vaší e-mailové korespondenci vede čtenáři, aby vás považovali za méně kompetentní. Pokud se to týká, Schweitzer má nějakou radu: Pro profesionální výměny vynechejte emojy, LOLy a memy.

"Nezapomeňte, že vaše online pracovní platforma je především profesionální sférou navrženou pro usnadnění efektivního a efektivního dialogu," doporučila. "Spamování vašich spolupracovníků s GIF je jistý způsob, jak způsobit problémy a podráždit své spoluhráče. Udržujte své zprávy krátké a sladké."

Rovněž podporuje používání profesionálních komunikačních platforem pouze interně. "Externí nástroje ohrožují vystavování soukromých, důvěrných, obchodně známých, finančních nebo jiných citlivých informací veřejnosti nebo konkurenci. Otevřete kanál vlastním skupinám, které spolu spolupracují, a nezapomeňte ukončit konverzaci všem, kteří se nezúčastní projekt. "

Dalším negativním je použití platformy pro osobní podnikání. Nemělo by se používat k posílání zpráv spolupracovníkům o nepodnikatelských tématech, jako jsou plány pro víkendy nebo osobní problémy.

Poradenství pro manažery a zaměstnance

V rámci organizace se však používají společné emojy, memy a GIF mohou podporovat známost a podporovat pocit týmové práce. Klíčem je poskytovat a prosazovat pokyny pro vhodné typy komunikace prostřednictvím komunikačního nástroje a kanálu na pracovišti.

"Použijte jej jako vedoucí příležitost," řekl Collins, "není šéfová akce. protokol pro vnitřní a vnější komunikaci a práce na těchto protokolových bodech společně Vysvětlete, co je v pořádku a co není.Jakmile jste určeni, monitorujte a zapojujte se - procviďte to, co kážete. "

" Vedení může koordinovat s personálním personálem, pro použití platformy, "dodal Schweitzer. "Manažeři v oblasti lidských zdrojů mohou školit a informovat zaměstnance o funkcích, nástrojích a pokynech platformy, aby jejich používání bylo i nadále profesionální." Pokyny zabraňují osobnímu a neautorizovanému použití (například kancelářské klepy) Upozorňovat zaměstnance, aby se zdrželi zasílání osobních nebo citlivých zpráv. že stejně jako u jakéhokoli online systému zasílání zpráv nejsou zprávy soukromé. "

Také, abyste zabránili tomu, aby váš tým zpochybňoval oznámení, vytvořte přepsání správy nebo pravidla, která vyžaduje, aby upravili nastavení tak, aby dostávali výstrahy, které se jich týkají a jejich pracovní skupinou. Tím se snižuje ztráta času a zvyšuje se produktivita.

Nakonec zdůrazněte, že platforma pro zasílání zpráv není náhradou osobních schůzek, telefonních hovorů nebo videokonferencí, které jsou všudypřítomnější a efektivnější komunikace. Zatímco on-line aplikace jsou vhodné, nikdy by neměly nahradit interpersonální interakce v reálném čase. Je v pořádku okamžité hlášení, jestli je někdo k dispozici, aby mluvil, ale diskuse o podstatě by se měly konat osobně. Žádná elektronická smajlíková tvář nebo "LOL" může nahradit skutečný úsměv nebo tým, který se směje, diskutuje a pracuje společně.

12 Pracovních míst Amerika nemůže žít bez

Vzhledem k tomu, že Spojené státy slaví další narozeniny a Američtí dělníci mají volný den z práce, zde se podíváme na některé důležité zaměstnání, které daly naší zemi to, co je dnes. > "Zatímco každé zaměstnání hraje důležitou roli v tom, aby se Amerika stala úspěšným, prosperujícím národem, naše studie se zaměřuje na 12 kariér, které poskytují naše nejzákladnější potřeby: jídlo, čistá voda, zdraví, přístřeší, bezpečnost a komunikace".

(Kariéra)

Vlastníci malých podniků používají technologii k žonglování Work-Life Balance

Uchopení svého mobilního zařízení, než když držíte ruku svého významného druhého, nejste sami. Podle nového průzkumu se 60 procent malých podniků domnívá, že mají podobné vzorce chování. Společnost Staples, dodavatel kancelářských potřeb, provedla průzkum využívající technologie a sociální média a pozitivní a negativní účinky na produktivitu a práci, životní rovnováha .

(Kariéra)