Cybersecurity v daňové sezóně: Jak chránit vaše finanční údaje
Cybersecurity je důležitý celoročně, ale především během daňové sezóny, kdy majitelé firem často sdílejí s odborníky citlivé informace, často přes internet. Hackeři, kteří by se rádi dostali do rukou vašich osobních a obchodních citlivých informací, vědí, že malé podniky nemusí mít stejné zdroje cybersecurity jako větší společnosti, což jim usnadní jejich cíl. Společnost Mobby Business hovořila s Davidem Wagnerem, generálním ředitelem firmy ZixCorp o šifrování e-mailů, o krocích, které by podnikatelé měli podniknout, aby zajistili, že jejich citlivé údaje nebudou mít za chvilku.
Mobby Business: Jaká by měla být příprava malých podniků,
David Wagner: Vzhledem k tomu, že malé firmy začnou sbírat své daňové dokumenty, budou se chtít ujistit, že přijmou důležitá základní bezpečnostní opatření.
Jakékoli citlivé nebo identifikační informace by měly být zašifrovány pokud jsou sdíleny mimo společnost prostřednictvím e-mailu, a vždy byste měli zajistit, aby konečným příjemcem byla zamýšlená osoba. S nárůstem podvodů společnosti W-2 v tomto roce nemůžeme být příliš opatrní.
Dále doporučujeme zajistit, aby jakákoli CPA nebo externí daňový profesionál, s níž pracujete, používaly šifrování při sdílení informací o firmě s nimi. Pokud vás daňový odborník žádá, abyste sdíleli informace online nebo prostřednictvím e-mailu, je nutné, aby byly informace bezpečně vyměněny. Používáte-li šifrování e-mailu pro vaši firmu, vaše informace budou chráněny.
Mobby Business: Jaké jsou nejčastější chyby nebo překážky, které se malé firmy dopouštějí při daních?
Wagner: vlastníci sdílejí své osobní údaje se svými účetními nebo daňovými pracovníky prostřednictvím e-mailu bez použití šifrovací služby. Zločinci si dobře uvědomují, že daňový den přichází a zaměřují se na nic netušícího majitele firem tím, že působí jako daňoví profesionálové pomocí phishingových útoků. Nikdy neklikněte na odkazy, kterým nedůvěřujete, nebo neposílejte soukromé informace prostřednictvím nešifrovaných e-mailů. Místo toho poskytněte svému daňovému zástupci výzvu k projednání jakýchkoli dotazů, které může mít.
Další běžná chybovost přichází, když vlastníci malých podniků vybírají hesla pro online účetní služby. Dvě nejběžnější hesla na světě jsou "123456" a "heslo" podle SplashData. Vyhněte se snadnému zablokování hesel tím, že nebudete mít jména dětí nebo narozeniny. Ujistěte se, že používáte kombinace kapitálu a malých písmen, čísel a symbolů
Mobby Business: Co se týče bezpečnosti, jak mohou malé firmy zajistit, aby profesionálové zajistili své nejcitlivější daňové informace?
Wagner: Malé a středně velké podniky potřebují mluvit se svými daňovými odborníky, aby se ujistili, že přijmou nezbytná opatření k ochraně údajů majitele podniku. Pokud komunikujete prostřednictvím e-mailu, zeptejte se, jaké typy e-mailových šifrovacích možností mají. Pro ty, kteří používají on-line účetní služby, podívejte se na webové stránky společnosti, abyste zjistili, jaké funkce zabezpečení nabízejí.
Budete chtít hledat bezpečnostní hesla a šifrovací služby pro sdílení libovolných souborů online. Existují další kroky, které mohou malé podniky podniknout, aby zajistily své citlivé informace a komunikaci?
Wagner:
Majitelé malých podniků by měli mít se svými zaměstnanci, aby se ujistili, že jsou si vědomi potenciálních rizik, chránit osobní informace před hrozbami. Podle nedávného průzkumu Raytheonových odborníků v oblasti bezpečnosti IT a IT zjistil, že 70% respondentů uvedlo, že více incidentů způsobených neúmyslnými chybami než úmyslnými nebo škodlivými útoky. Všichni zaměstnanci potřebují mít silná hesla chránící jejich zařízení - smartphony a včetně notebooků. Také povzbuzujte zaměstnance, aby používali pouze sítě Wi-Fi, které jsou obeznámeni, aby se vyhnuli nehodě při sdílení informací. Zvažte, zda se zaregistrujete na webový seminář o školení nebo školení, aby se všichni zaměstnanci mohli dostat rychlostí na jednoduché způsoby, jak se chránit před porušením údajů.
Nastavte obranu, jako je technologie prevence ztráty dat, abyste ochránili zaměstnance před sebou. Můžete nainstalovat software, který skenuje odchozí e-mail pro případné červené vlajky. Pokud je důvod k obavě, software bude karanténě zprávy a zkontrolovat s administrátorem, aby potvrdil, že tyto informace by měly být doručeny. Zaměstnavatelé a zaměstnanci se tak mohou snadno spolehnout na to, že jsou k dispozici citlivé informace - jako jsou čísla sociálního pojištění, informace o kreditní kartě atd. -
Mobby Business: Je třeba ještě něco podnikatele vědět?
Wagner:
Zatímco daňová sezóna je pro malé podniky obzvlášť zranitelná, bezpečnostní rizika existují po celý rok. Chcete-li zabránit tomu, aby se soukromé informace dostaly do nesprávných rukou, vyberte volby zabezpečení, které jsou snadno použitelné a jsou přátelské pro mobilní zařízení. Nejlepší scénář, zabezpečení funguje automaticky a na pozadí bez dalších kroků pro vaše zaměstnance a mimo obchodní partnery. Dalším nejlepším řešením je řešení, které funguje ve dvou krocích nebo méně. Cokoli jiného je rozptýlení a rušení vašich zaměstnanců a vašeho podnikání.
Noví zaměstnanci uspějí s nejdůležitějšími strukturovanými tréninkami
Chcete-li zvýšit šance na úspěch nových zaměstnanců ve firmě, měli byste jim nabídnout strukturovaný výcvik To je nález nového průzkumu, který zjistil, že se noví zaměstnanci lépe přizpůsobí pracovnímu prostředí strukturovanými procesy, jako jsou programy zaměřené na orientaci a mentorování. Jednoduše házení nově příchozí do zaměstnání a nechat je o sebe postarat vede k jejich socializaci ve výchozím stavu, nikoli k návrhu, říká Jamie Grumanová, obchodní profesorka na univerzitě v Guelphu, v kanadském Ontariu.
Anthony Smith na CRM pro malé firmy
Anthony Smith strávil šest měsíců, kdy v jeho domě postavil první verzi svého projektového řízení a softwaru CRM Insightly. Dnes pracuje jako generální ředitel společnosti v San Francisku a pomáhá malým firmám zefektivnit procesy v oblasti vztahů se zákazníky a zlepšit týmovou spolupráci. Bývalý konzultant a softwarový inženýr společnosti IBM Anthony Smith se podílel na technologických operacích na opačných koncích globus: Narodil se na Novém Zélandu, vyrostl v Austrálii a v roce 2009 se přestěhoval do San Francisca se svou společností Insightly.
Populární Příspěvky