5 Jednoduchých prokázaných způsobů, jak zlepšit své e-mailové návyky

Cítíte, že vaše e-maily přebírají váš život? Pokud strávíte veškerý čas v kanceláři a odpovídáte na zprávy, máte pravdu. Ale dobrá zpráva je, že existují některé rychlé a snadné způsoby, jak získat kontrolu nad doručenou poštu, která vám zanechá pocit mnohem produktivnější a mnohem méně stresující.

Připraveni na opravu pošty? Následujte tyto pět osvědčených tipů:

Odhlaste se

Možná si myslíte, že děláte svou laskavost tím, že se přihlásíte k odběru příslušných e-mailových zpravodaje, ale možná byste měli lepší způsob, jak se udržet ve smyčce bez ucpání doručené pošty . Přijímání mnoha e-mailů každý den je už naprosto ohromující a pokud jste hromaděním předplatného, ​​děláte to jen těžší.

Podle studie společnosti Harris Interactive se zaměstnanci nemohou držet krok s více než 50 e-mailů za den, informoval ABC News. Průzkum, který dotazoval asi 2 000 dospělých Američanů, zjistil, že pouze 6% zaměstnanců uvedlo, že mohou denně nosit více než 50 e-mailů. Studie také zjistila, že každý pátý zaměstnanec má pocit, že je pod tlakem z důvodu přetížení pošty.

Odstraněním některých nebo všech předplatných, které nepotřebujete, byste také mohli vyřešit některé stresy

Plánování e-mailových přestávek

Může se zdát zřejmé, ale kontrola e-mailů každých 5 minut může způsobit, že se budete cítit stresově a může být méně produktivní. Pokud neustále kontrolujete a odpovídáte na e-maily vždy, když se objeví oznámení o novém upozornění, nikdy nebudete pracovat s vysokou prioritou. Zanechání lidí, kteří visí ve vaší doručené poště, však není dobré pro podnikání. Místo toho zkuste naplánovat určité bloky času po celý den, abyste mohli otevřít e-maily a reagovat na ně.

Studie zveřejněná v časopise Computers in Human Behaviour se zaměřila na pracovníky, kteří se omezili na kontrolu svého e-mailu pouze třikrát denně. Studie zjistila, že tito pracovníci byli méně napjatí, méně stresující a produktivnější než ti, kteří zanechali oznámení a neustále kontrolovali své e-maily během celého dne, informoval New York Magazine.

Pokud se obáváte o chybějící naléhavé zprávy od klientů nebo důležité aktualizace od šéfa, zkuste nastavit filtry ve složce doručené pošty, aby vás upozorňovaly pouze tehdy, když tyto významné e-maily projdou. Uložte zbytek zpráv za přidělené e-mailové přestávky.

Ponechte e-maily v kanceláři

Když jste mimo kancelář - ať jste doma po dlouhém dni, kdy je to víkend nebo dokonce jste na dovolené - ujistěte se, že máte vypnuté e-maily. Většina zaměstnanců, kteří používají chytré telefony vázaných na své pracovní e-maily, se může cítit nemožné uniknout odpovědnosti a stresu úřadu, ale studie ukazují, že zůstat toto spojení je ve skutečnosti špatné pro vaše zdraví.

Podle průzkumu Workplace Options , 59 procent amerických pracovníků používá své mobilní zařízení k práci po běžných pracovních hodinách, informoval Fortune.com. Jiný průzkum Good Technology zjistil, že 68 procent lidí kontroluje jejich pracovní e-mail před 8 hod., 50 procent je zkontrolováno v posteli, 57 procent to dělá na rodinných výletech a 38 procent dokonce kontroluje jejich e-mail na večeři. To však může způsobit více než jen stres na vašem duševním zdraví; může to také způsobit fyzické problémy. Spolu s psychologickými problémy může kontrola e-mailu mimo pracovní dobu také vést k gastrointestinálním a kardiovaskulárním problémům, zjistila studie v časopise Chronobiology International, jak uvádí Fortune.com.

Je dobré se přihlásit, pokud očekáváte důležitou aktualizaci, ale je lepší pro vás, pokud se můžete vyhnout tomu, že v nefunkčním čase zůstanete v režimu kanceláře

Přepnutí do služby rychlého zasílání zpráv

Někdy je nejlepší e-mailovou strategií vědět, kdy nebude vůbec používat e-mail. Pokud jste se svým šéfem nebo spolupracovníkem, který nevyžaduje osobní setkání, ale získáte drahocenný čas přes e-mail, využijte systém rychlého zasílání zpráv společnosti. Můžete také použít další možnosti chatu, jako je Slack nebo Gchat. Okamžité zasílání zpráv (IM) může trvat určitou dobu vyčkávání z vaší konverzace a udržet vás od vašeho stresujícího doručeného pošty.

Podle zprávy skupiny The Radicati využívá okamžité zasílání zpráv firmami stále rostoucí; počet IM účtů v celosvětovém měřítku dosáhl v roce 2015 3,2 miliardy. A často se používá ve stejných situacích, kdy se obvykle lidé spoléhají na e-mail. Podle The Guardian mnoho vlastníků firem zjistilo, že přechod na instant messaging má snížený stres a zjednodušuje každodenní vnitřní komunikaci. Steven Drost, generální ředitel společnosti Stipso, uvedl, že se každodenně probudí až 100 e-mailů, ale poté, co přešel na IM, odhadl, že jeho doručená pošta je zhruba o 60 procent méně plná, uvedla The Guardian. instant messaging může být také rozptýlení. Využijte možnosti svého klienta tím, že nastavíte svůj stav na obsazeno nebo nedostupné, když jste na schůzkách nebo pracujete na projektu, který vyžaduje vaši neomezenou pozornost.

Udržujte e-maily krátké

Nikdo nemá rád čtení dlouhých, takže emaily nesouvisejí s vysíláním textových e-mailů.

Podle studie z MailTime, čím déle je e-mail, tím méně pravděpodobné příjemci ji skutečně přečtou. Průzkum zjistil, že 19 procent lidí nebude číst e-mail, který je delší než jeden odstavec, 51 procent nebude číst za druhým odstavcem, 76 nebude číst e-mail delší než tři odstavce a 84 procent nebude číst emaily delší než čtyři odstavce. Pokud chcete ušetřit čas a ujistit se, že vaše zpráva je skutečně efektivní, držte ji krátkou.

To zahrnuje i e-mailové směry; vysílání obrovských, neorganizovaných vláken je ohromující pro vaše spolupracovníky a zaměstnance, řekl Forbes. Místo toho zkuste vyzdvihnout důležité detaily a vyslat jen to, co je nutné (a komu - nebuďte příliš štědří s odpovědí - všechen tlačítko.)

ŽáDáte kandidáty o tyto neoprávněné otázky týkající se rozhovoru s úřady?

Když se připravujete na rozhovor s kandidátem na pracovní místo, pravděpodobně máte seznam otázek, které chcete požádat o tuto osobu. Je však stejně důležité vědět, jaké otázky byste neměli žádat potenciálního zaměstnance, aby se předešlo právním potížím. Podle studie z CareerBuilder z roku 2015 20% otázka v pracovním rozhovoru, později zjistit, že je neoprávněné se ptát.

(Obchodní)

Jak spustit vlastní oděvní linku

Už jste někdy snili o tom, že jste módní návrhářka? Možná byste nikdy nenajdou oblečení, které byste si oblíbili, a tak jste se udělali sami, nebo se můžete zamilovat do své domácí školy v střední škole. Tato cesta však začíná pro vás, má potenciál skončit úspěšnou značkou značky. Možná se vám v Newyorském módním týdnu nezobrazuje, ale stále můžete vytvářet a spouštět vlastní řadu.

(Obchodní)