Přemýšlejte, než zapíšete: 7 způsobů, jak vytvořit e-maily více profesionální
Navzdory četným digitálním kanálům, které dnes lidé používají k připojení na pracovišti, zůstává e-mail jedním z nejčastěji používaných profesionálních komunikačních nástrojů. Ať už se jednáte s manažery najímání, současnými zaměstnavateli nebo kolegy, budete chtít být ve vašich zprávách co nejlépe vyleštěný.
Mobby Business požádal o radu odborníky z oblasti obchodu a kariéry. Umístit svou nejlepší virtuální nohu dopředu pokaždé, když zasáhnete Poslat s těmito tipy:
Nezapomeňte, že si je může někdo přečíst po odeslání.
Jako každá písemná zpráva na online platformě, vaše slova nejsou soukromá. Pokud nejste v pořádku s každým, kdo vidí váš e-mail, neměli byste jej posílat. Nemůžete vzít zpět zprávu, jakmile je doručena, takže buďte opatrní, co píšete.
"Než stisknete tlačítko Odeslat, vždy se položte otázku:" Byl bych na tento e-mail hrdý, kdyby byl na titulní stránce novin ? " Protože to, co je v písemné podobě, lze snadno sdílet s ostatními, "říká Jennifer Brown, zakladatel a generální ředitel společnosti PeopleTactics.
Využijte co nejvíce svého podpisu
Podpisy umožňují vašim příjemcům získat pocit, profesionální úrovni. Ujistěte se, že obsahuje název, název společnosti, další kontaktní informace, sociální média a webové stránky, říká Lisa Chase Pattersonová, předsedkyně The Book Bank Foundation.
Navíc, pokud používáte svůj e-mail z pracovní plochy a telefonu, odpovídáte vašemu podpisu na obou zařízeních, řekl Zach Feldman, hlavní akademický důstojník a spoluzakladatel Newyorské akademie Code + Design. Je to neprofesionální podepisování zpráv se základními podpisy jako "Odesláno z mého iPhone." [Překročte aplikaci iPhone Mail s těmito e-mailovými aplikacemi pro iOS .]
Vytvořte šablony pro často používané odpovědi.
Pokud obdržíte často kladené dotazy, je šikovné používat šablony, abyste zajistili odpovídající odezvu s každou odpovědí. To vám šetří čas tím, že vytvoříte jedinečné a vhodné zprávy, říká Lori Bruhnsová, majitelka a prezidentka společnosti Lori Bruhns LLC.
"Podle mých zkušeností může být většina e-mailových odpovědí profesionálů předepsána a upravena tak, aby byla osobní a významná na konkrétní e-mail, na který se odpověděla, "řekla. "Navrhuji, abych přemýšlel o nejlepších třech nejaktivnějších e-mailových zprávách a předepisuje odpověď na každého."
Udržujte si to jednoduše a organizovaně.
Způsob, jakým formátujete e-maily, je stejně důležitý jako slova, která si vyberete. Chcete-li efektivně prezentovat své e-maily, použijte odrážky pro důležité položky, řekl Cynthia Bazin, prezident společnosti SmartChic. To umožňuje příjemcům skenovat e-mail a určit jejich celkový účel, který si většina odborníků uvědomí, dodala.
Todd Horton, zakladatel a generální ředitel společnosti KangoGift, doporučuje, aby byly e-maily jednoduché. Neptejte se příliš mnoho otázek a očekávejte rychlou reakci, řekl. Místo toho se omezte pouze na jednu hlavní otázku nebo bod na e-mail.
"To dělá dvě věci: pomáhá zpřístupnit zprávu a usnadňuje její zpracování zpracovateli," dodal Horton.
Chyby, překlepy a stylistické chyby mohou způsobit, že se vám zdá neprofesionální nebo nekompetentní. Zajištění korektury je zásadní pro praxi před odesláním e-mailu.
"Psaní vašich myšlenek dolů a jejich neupravování předtím, než zasáhnete Send může zničit jakoukoliv naději, kterou jste měli v profesionalizaci," řekl Ed McMasters, ředitel marketingu a komunikace společnosti Flottman.
Chcete-li se vyhnout neúmyslnému odeslání nedokončeného e-mailu, po napsání a úpravě vaší zprávy přidejte adresu příjemce.
"V každém e-mailu, podnikání nebo ne, bych rád dal e-mailovou adresu příjemce na poslední chvíli, "říká Kerri Garbis, prezident a spoluzakladatel společnosti Ovation Communication. "Tímto způsobem si určitě mohu přečíst a přečíst si to, co jsem napsal, a učinit nezbytné změny, aniž by se musel obávat o náhodném odeslání."
Zvažte své načasování.
Odkládání e-mailů může způsobit, že na ně zcela zapomenete a budete se zdát nezodpovědní a nespolehliví. Lori Kaye, zakladatel společnosti Lion Linq, uvedla, že byste měli odpovědět vašemu šéfovi, klientovi, peerovi nebo vyhlídce ve stejný den, kdy vám pošlou e-mail.
"Pokud nemáte vhodnou odpověď nebo správné materiály, vědět, že jste obdrželi jejich zprávu a dát jim [datum] ... mohou očekávat, že mají informace, které potřebují, "dodala.
Použijte svůj předmět moudře
Mnoho lidí podceňuje význam předmětu e-mailu čára. Vzhledem k tomu, že slouží jako náhled pro zbytek e-mailu, musí být předmětové čáry stručné, ale dostatečně důkladné, aby upoutaly pozornost čtenáře.
"Lidé upřednostňují, jaké e-maily čte nejdříve, kdo je odesílatelem - číst e-maily od svého šéfa hned - a za druhé podle toho, co říká předmět, "řekl David Erickson, viceprezident online marketingu společnosti Karwoski & Courage.
Řekl, že se ptáte sami sebe, celá vaše zpráva a tkát to do vašeho předmětu.
Některé zdrojové rozhovory byly provedeny pro předchozí verzi tohoto článku.
Wacom Bamboo Folio & Bamboo Slate: Jsou dobré pro podnikání?
Digitální záznam s poznámkami má některé vážné výhody, ale nedokáže zcela odpovídat hmatovému, nepoškozujícímu psaní písem. Bamboo břidlice Wacom ($ 199) a Bamboo Folio ($ 149) vám dávají to nejlepší z obou světů a podepíší vaše tradičně ručně psané poznámky až do oblaku stisknutím tlačítka. A s předplacením služby Wacom Inkspace Plus (2,99 dolarů za měsíc) získáte další funkce, jako je rozpoznávání textu, které vám umožní vyhledávat ručně psané poznámky pomocí klíčových slov.
Má vaše restaurace nabídnout mobilní objednávání?
Národní řetězce jako Starbucks, Five Guys, Chick-fil-A, Taco Bell a naposledy McDonald's popularizovaly on-line objednávání. Přeskočení řádku. Ale pokud jste nezávislý majitel restaurace, který nemá hluboké kapsy franchisingu nebo řetězce, má mobilní objednávka předem smysl pro vaše podnikání? Výdaje a technologické know-how potřebné k vytvoření a udržování Aplikace pro mobilní objednávání může být skličující, ale pokud hledáte strategie, které dávají vaší restauraci konkurenční výhodu, nabízí se nabídka mobilní objednávky - a existuje několik možností, které jsou levnější a jednodušší než aplikace Výhoda mobilního uspořádání: Vylepšení podnikání Vedle zkrácení čekací doby zákazníků a jejich urychlení při rychlejším výběru jejich objednávek může mobilní objednávka předem pomoci při získávání nových zákazníků a získání většího počtu věrnost od stávající klientely.
Populární Příspěvky