Jak používat službu Google Apps pro firmy

Aplikace Google Apps pro firmy je solidní alternativou k sadě Office 365 společnosti Microsoft a dobrému řešení typu all-in-one pro malé podniky, které nemají příliš velký rozpočet na IT. Předplatné zahrnuje software pro vytváření, úpravu a spolupráci dokumentů; dobrá aplikace pro videokonference; cloud storage s neomezeným prostorem; a kalendář, který usnadňuje naplánování událostí. Přečtěte si o pěti způsobech, jak využít Google Apps pro firmy co nejvíce.

1. Zobrazení a úprava dokumentů

Dokumenty Google jsou plnohodnotný textový procesor, který umožňuje psát, upravovat a komentovat dokumenty. Dokumenty Google jsou zároveň výkonným editorem tabulky a aplikace Prezentace umožňuje vytvářet obchodní prezentace. Vzhledem k tomu, že všechny tři aplikace běží ve vašem internetovém prohlížeči, můžete provádět veškeré psaní a úpravy bez instalace vyhrazeného softwaru do počítače, což vám dává větší flexibilitu pro práci s libovolným počítačem, který si vyberete. A pokud máte aktivní připojení k Internetu, Dokumenty Google automaticky synchronizují vaše soubory do cloudu, takže jsou zálohovány a vždy dostupné. Pracuje také offline; veškeré úpravy nebo změny provedené v dokumentu budou synchronizovány při příštím přihlášení.

Dokumenty, tabulky a Prezentace Google také umožňují úpravu ve spolupráci. Můžete pracovat uvnitř jednoho dokumentu současně se spoluhráči nebo jinými kolegy, sledovat změny v reálném čase a komunikovat pomocí vestavěného chatu. Pokročilé nastavení dokumentů umožňují přizpůsobit přístup k úpravám, prohlížení a komentování pro každý dokument.

2. Kalendář

Kalendář Google je spolehlivým nástrojem, který pomůže projektům týmu naplánovat, koordinovat schůzky a naplánovat schůzky. A přihlášení k službě Google Apps pro firmy přidává nové funkce, díky nimž bude váš tým produktivnější. Pro začátek vám umožňuje používat sdílený kalendář pro prohlížení a rezervování konferenčních místností a sdílených zařízení, například projektorů, a to přidáním do události Kalendář.

Kalendář Google také usnadňuje naplánování schůzek, protože můžete snadno nechat ostatní vědět, kdy jste k dispozici. Můžete také rychle zkontrolovat dostupnost spolupracovníků a dokonce vrstvy více kalendářů v jednom zobrazení, abyste zjistili, jak se vaše plány překrývají. Navíc Google usnadňuje migraci z jiných firemních kalendářů s nástroji pro import schůzek a událostí ze serverů Exchange, Outlook a iCal.

3. Cloud storage

Disk Google je pevná platforma pro ukládání dat v cloudu, která vám umožňuje zálohovat soubory a dokumenty a později je přistupovat k téměř libovolnému zařízení připojenému na webu. Přihlášení k jednotlivému účtu Disku Google vám poskytuje 15 GB úložného prostoru pro každého uživatele, ale můžete zaplatit trochu víc, abyste mohli přidat další úložiště a funkčnost.

Základní předplatné poskytuje 30 GB úložného prostoru pro každého uživatele za 5 USD za uživatele za měsíc . Ale za extra 5 USD za uživatele za měsíc získáte přístup k nástroji Google Vault, archivnímu a vyhledávacímu nástroji. Získáte také neomezené úložiště pro všechny své zaměstnance jako bonus. Přidáním až 10 dolarů za uživatele za měsíc, je to asi polovina ceny největší volby pro ukládání, kterou dříve nabízel Google, který poskytl pro každého uživatele pouze 1TB úložiště. Existuje jedna výstraha pro nejmenší firmy: společnosti s méně než pěti zaměstnanci budou stále omezeny na 1TB na uživatele.

Služba Google Apps pro firmy také přidává nové funkce do Disku Google. Například poskytuje více možností udělení oprávnění pro stahování, prohlížení, úpravu nebo komentování dokumentů. Dále získáte přístup k integrovaným aplikacím služby Disk Google, jako je DocuSign pro digitální podepisování dokumentů a Smartsheets pro správu projektů.

4. E-mail

Gmail je již jednou z nejlepších webových poštovních služeb. Přihlášení k službě Google Apps pro firmy však otevírá spoustu nových funkcí pro profesionály. Pro začátečníky vám umožňuje vytvářet profesionální e-mailové adresy pro všechny vaše zaměstnance ve formátu [email protected]. To je obrovský přínos pro malé podniky, které se chtějí zdát profesionálnější online.

Další výhody pro podnikové uživatele zahrnují dvojnásobné ukládání osobních účtů Gmail: 30 GB na uživatele než 15 GB. To znamená, že se nemusíte starat o vymazání důležitého vzkazu. Aplikace Google Apps pro firmy také eliminuje reklamy v Gmailu a poskytuje nástroj pro synchronizaci vašich e-mailů, událostí a kontaktů mezi aplikací Microsoft Outlook a vaším účtem Google. Pokud preferujete místo webového portálu e-mailový klient počítače, Gmail je kompatibilní s aplikacemi Microsoft Outlook, Apple Mail a Mozilla Thunderbird.

5. Videokonference

Volná verze Google Hangouts je slušné řešení pro individuální videokonference. Přihlášení do služby Google Apps pro firmy však otevírá nové možnosti. Umožňuje přidat Hangout ke všem schůzkám ve sdíleném kalendáři, takže se zaměstnanci, spolupracovníci a kolegové mohou připojit k vaší videokonferenční relaci jediným kliknutím.

Služba Google Hangouts má funkce, díky nimž se setkávání videí usnadní. Například obrazovka automaticky zaostří na toho, kdo v té době mluví, a dynamické vypínání pomáhá eliminovat rušivý hluk v pozadí. Aplikace také umožňuje sdílet obrazovku pro prohlížení snímků nebo vzdálené výukové programy odkudkoli. Mezitím vestavěný chat umožňuje snadno sdílet odkazy. Služba Hangouts je dobré řešení pro malé firmy, ale 15-členná omezení pro video setkání by mohla bránit větším společnostem.

Small Business Snapshot: Jedna řecká škola umění + design

Naše série Small Business Snapshot obsahuje fotografie, které představují pouze jeden obrázek, co malé firmy, o. Matt Ross, zakladatel a generální ředitel společnosti One River School of Art + Design, vysvětluje, jak tento obrázek představuje jeho podnikání. Jako rodiče, umělec nadšenec a bývalý generální ředitel celostátní hudební školy, viděl jsem z první ruky kolik šťastnější a produktivnější lidé jsou, když jsou v kontaktu s jejich tvůrčími stranami.

(Obchodní)

Nejlepší obchodní nápady pro milovníky zvířat

Můžete se při práci setkat s chybějícími domácími mazlíčky a snít o práci, která by vám umožnila hrát se zvířaty po celý den. Zatímco to nemusí být nejrealističtější touha, existují způsoby, jak překládat vaši lásku k chlupatým (nebo šupinatým) tvorům do životaschopného podnikání. Mnoho možností je flexibilní a má nízké režijní náklady.

(Obchodní)