Systémy pro správu dokumentů: Průvodce pro kupující

Pokud jste na trhu systému správy dokumentů, jedna z prvních otázek, na kterou musíte odpovědět, je, zda chcete systém uvést uvnitř vaší firmy nebo jej nechat hostovat v cloudu . Zatímco obě možnosti poskytují rámec pro ukládání a organizaci vašich elektronických dokumentů, každá z nich má své vlastní výhody a nevýhody.

Náš průvodce vám pomůže pochopit rozdíly mezi systémy správy dokumentů, které se nacházejí na vlastním hostiteli a cloud hostingem, zahrnují a výhody, které nabízejí. Navíc náš průvodce nabízí tipy na to, co hledat při výběru systému pro správu dokumentů

Co je systém správy dokumentů?

• Systémy pro správu dokumentů jsou elektronické schránky, které poskytují rámec pro organizaci všech digitálních a papírových dokumentů.
• Tyto systémy spolupracují se skenery, které převádějí papírové dokumenty do digitálních verzí
• Prostřednictvím sofistikovaných vyhledávačů umožňují systémy správy dokumentů rychlý přístup ke všem dokumentům nebo souborům

Funkce těchto systémů:

• Uložení různých typů dokumentů včetně souborů pro zpracování textu, e-mailů, PDF souborů a tabulek
• Vyhledávání celé knihovny souborů podle jednotlivých klíčových slov
• Omezení přístupu k určitým dokumentům
• Sledování, kdo zobrazuje dokumenty a kdy
• do dokumentů
• Načítání předchozích verzí upravovaných dokumentů
• Řízení a regulace při odstraňování zastaralých dokumentů
• Přístup, úpravy a sdílení dokumentů prostřednictvím mobilních zařízení

Edito Poznámka: Hledáte systém správy dokumentů pro vaše podnikání? Pokud hledáte informace, které vám pomohou vybrat ten, který je pro vás vhodný, použijte níže uvedený dotazník, abychom naši sesterskou stránku BuyerZone poskytli zdarma informace od různých dodavatelů:

Co říkají odborníci: Jeff Pickard, generální ředitel společnosti Lucion Technologies, poskytovatel řešení správy dokumentů, uvedl, že tyto systémy pomáhají podnikům uspořádat všechny své papírové a digitální soubory na jednom centrálním místě, kde mají všichni v kanceláři přístup.

"Je to výzva firmám, aby udržely krok se všemi papírovými a elektronickými soubory, které vstupují do domácí kanceláře nebo podnikání každý den, "řekl Pickard pro Mobby Business. "Obecně se to začíná pomalu - e-mail zde, potvrzení tam, příchozí faktury a korespondence se zákazníky - a než to víte, máte horu papíru a žádný způsob, jak najít dokumenty, které potřebujete."

víte, jaký je systém správy dokumentů, měli byste se rozhodnout, který typ nejlépe vyhovuje vašim potřebám - řešení založené na vlastním hostiteli nebo v cloudu. Oba systémy nabízejí stejné funkce, ale mají několik klíčových rozdílů.

Systém pro správu vlastních dokumentů

• Veškeré software je uložen ve vaší firmě na vlastních serverech společnosti
• . soubory, které server umožňuje.
• Software má jednorázový náklad založený zčásti na počtu uživatelů. Samostatně hostované systémy obvykle stojí nejméně několik tisíc dolarů. Některé systémy účtují počáteční poplatek za software, stejně jako licenční poplatky pro každého uživatele. Kromě toho někteří účtují instalační poplatek
• Existuje dobrovolný roční poplatek za průběžnou podporu a upgrady softwaru

Výhody: Největší výhodou vlastního systému správy dokumentů je to, že jste vždy ovládání vašeho systému a spoléhání se na někoho jiného, ​​abyste ho udrželi v chodu. Nejste závislí ani na internetu. Pokud vaše online připojení klesá, stále máte přístup ke všem dokumentům.

Nevýhody: Nevýhodou jsou velké náklady na předplatné a další roční náklady na aktualizace softwaru. Dále je na vás, abyste se ujistili, že máte správný zálohovací systém, protože vaše soubory nejsou automaticky uloženy v cloudu. Dalším možným negativem je, že ne všechny hostované systémy pracují s počítači Windows a Mac; mnohé jsou kompatibilní pouze s jedním nebo druhým.

• Můžete se přihlásit k těmto systémům z libovolného počítače nebo mobilního zařízení připojeného k internetu.
• Platíte měsíční poplatek pro každého uživatele. Náklady jsou v rozmezí od několika dolarů až po 100 dolarů na uživatele, v závislosti na poskytovateli, počtu vybraných funkcí a objemu požadovaného úložiště.
• Provozovatel systému bez dodatečných nákladů zpracovává upgrady a údržbu softwaru .
• Výhody:

Největší výhodou je, že IT tým nepotřebujete k instalaci softwaru a jeho správnému fungování a že žádné velké náklady na předplatné nejsou. K těmto systémům můžete také přistupovat z libovolného místa, kde je přístup k internetu, a nemusíte zálohovat soubory, protože jsou automaticky uloženy v cloudu. Nevýhody:

Jste na milost vašeho poskytovatele, aby systém fungoval. Pokud váš poskytovatel má problém s datovým centrem, může vám zabránit v přístupu k vašim souborům, dokud nebude situace vyřešena. Kromě toho, pokud vaše připojení k Internetu selže, nebudete se k vašim souborům dostat. Cloud řešení mají také limity pro ukládání dat Uživatelé říkají:

Sara Sutton Fellová, generální ředitelka a zakladatelka společnosti FlexJobs, říká, že má ráda, že všechny své soubory ukládá digitálně a v oblaku jí umožňuje získat dokumenty kdekoli je to obzvláště důležité, protože pracuje na dálku. "Přístup ke všem dokumentům, bez ohledu na to, odkud fyzicky pracujeme, je úžasný," řekl Sutton Fell. "Já vím, že když půjdu na konferenci, nebo dokonce jen kavárnu, abych pracoval odpoledne, všechny mé dokumenty přicházejí se mnou."

Systémy pro správu dokumentů Nejčastější dotazy

Nejste si jisti, co dělá systém správy dokumentů? Žádný problém. Zde jsou některé otázky a odpovědi, které by mohly poskytnout větší jasnost.

Otázka: Systémy pro správu dokumentů jsou cenné pouze pro velké organizace nebo pro ně mohou mít i malé firmy užitek?

A:

Ačkoli nemusí mít rozsáhlý počet souborů, které velké organizace dělají, mohou malé firmy stále těžit z systémů správy dokumentů, uvedl Jesse Wood, generální ředitel společnosti eFileCabinet. "Systém správy dokumentů je skvělý způsob, jak se podniky daří efektivněji ve svých průmyslových odvětvích , bez ohledu na velikost firmy nebo kolik klientů má, "říká Wood.

Q: Často vidím odkazy na systémy pro správu dokumentů, software pro správu dokumentů a řešení pro správu dokumentů. Jaké jsou rozdíly?

A:

Navzdory různým názvům všichni splňují stejné úkoly. Mary Williamsová, ředitelka marketingové komunikace pro DocuWare, uvedla, že rozdíly jsou věcí sémantiky. "Naše odvětví dělá dobrou práci, která matou veřejnost, protože existuje mnoho termínů, které jsou vzájemně zaměnitelné," uvedla. Q: Jaký je rozdíl mezi úložištěm v cloudu a systémy správy dokumentů založenými na cloudovém systému?

A:

Zatímco cloud storage slouží jednoduše jako místo pro uložení dokumentů v cloudu, systémy správy dokumentů v cloudu jsou mnohem robustnější řešení, které pomáhá firmám spravovat své důležité dokumenty, uvedl Wood

"Jako úložiště úložišť v systému cloud postrádá kooperace, zabezpečení a rozmanité funkce automatizace systému správy dokumentů, a to ve formě auditních záznamů, uživatelských oprávnění, " Existuje několik způsobů, jak přidat soubory, například jejich nahrávání z počítače a skenovacího papíru dokumenty přímo do systému. Pickard říká, že skenovací schopnosti jsou obrovskou součástí systému.

"Nyní skenování trvá jen několik vteřin a pokud získáte správný technologický balíček, můžete automaticky vytvářet editovatelné soubory vyhledávatelné klíčovými slovy v univerzálním formátu, jako je PDF, zatímco skenujete, "řekl. "Dobré řešení pro skenování dokonce usnadňuje hromadné skenování, rozpoznává, kde začínají a končí samostatné dokumenty v zásobníku a odesílají je do správné složky, jako například virtuální správce souborů."

Otázka: Jak můžete najít dokumenty v systému po jejich odložení?

A: Tyto systémy nabízejí mnoho způsobů, jak rychle vyhledat dokumenty, a to i vyhledáním názvu souboru, názvem autora a kdy byl přidán do systému. Navíc mnoho z těchto řešení umožňuje vyhledávat obsah v každém souboru.

"Pokud najdete řešení s integrovanými vyhledávacími funkcemi, můžete jednoduše provést vyhledávání klíčových slov a vyndat dokumenty za několik sekund [a získat] náhled aby se ujistil, že máte správný soubor před jeho otevřením, "říká Pickard.

Otázka: Pracují systémy správy dokumentů s dalšími programy, které již používám?

A: Microsoft Office, Salesforce, DocuSign, QuickBooks a několik dalších populárních programů, někteří také obsahují aplikační programovací rozhraní (API), které umožňuje přizpůsobené integrace.

"Technologie správy dokumentů s otevřeným rozhraním API rozšiřuje tuto adaptabilitu na organizace, které chtějí dále přizpůsobit systém správy dokumentů k jejich specifickým iniciativám, "říká Wood

Q: Kromě toho, že budete lépe organizováni, mohou vám systémy správy dokumentů pomoci získat práci jiným způsobem?

A: Ano je nástrojem workflow s, které pomáhají podnikům udržovat úkoly a projekty na cestě. Tyto nástroje, které jsou obsaženy v některých systémech, informují zaměstnance, kdy je jejich čas pracovat na určitých úkolech a pomáhají zajistit, aby se úkoly nikdy neztratily ve schránce zaměstnanců, řekl Errick Anthony, projektový manažer LSSP Corporation, poskytovatel systému správy dokumentů .

"Pracovní postup znamená schopnost umožnit osobě nebo skupině lidí vědět, že je třeba provést akci na souboru k dokončení procesu," řekl Anthony. "Správa pracovních postupů obsahuje také schopnost správce sledovat a spravovat tyto soubory."

Q: S systémy správy dokumentů mají všichni uživatelé přístup ke každému souboru?

A: Většina správy dokumentů systémy mají bezpečnostní omezení, která mohou řídit, které zaměstnance mají přístup ke kterým souborům. "

" Zabezpečení má tak zásadní roli v systému správy dokumentů, "řekl Anthony.

Otázka: Co se stane, když katastrofa narazí na mé podnikání? Jsou soubory a dokumenty uložené v systému zbytečně ztraceny?

A: Velkou výhodou řešení založeného na cloudu je to, že vaše data jsou bezpečně uložena mimo web. "Systémy pro správu dokumentů umožňují okamžitý obchodní plán pro případ nouze, protože vaše zálohy jsou ukládány ve výjimečných případech poškození nebo zničení vaší lokality," uvedl Anthony.

Systémy pro správu dokumentů Výhody pro uživatele

Společnosti, s nimiž jsme mluvili uvedla několik výhod používání těchto systémů. Zde jsou některé z největších plusů, na které poukázali:

Snadný přístup: John Bustrum, generální ředitel a zakladatel společnosti My 403b Coach, řekl, že má takový software na svém místě znamená, že již není nucen zásobovat spousty souborů na svém stole . Místo toho, když si zákazníci zavolá, může okamžitě nalézt dokumenty, které potřebuje na svém počítači.

Snadno vyhledávané

: Byla schopna snadno prohledat dokumenty společnosti, což je obrovská výhoda, říká Karen Walkerová, zakladatel One Team Poradenství. Řekla, že schopnost rychle vyhledávat a načítat prezentace a poznámky je neocenitelná.

• Lepší spolupráce: Jak se zbavit papírových kopií dokumentů, je pro zaměstnance snadné pracovat s ostatními, řekl Gary Tuch, zakladatel profesora Akademie věd Egghead. Když více zaměstnanců pracuje s jedním dokumentem a neustále dochází ke změnám, systémy pro správu dokumentů zajišťují, že pracovníci mají vždy nejaktuálnější kopii. Zaměstnanci neztrácejí čas na revizi tisku nebo na dvojitou kontrolu, aby se ujistili, že mají aktuální verzi, dodává Tuch.
• Ušetří prostor: Výměna papírových dokumentů pro digitální verze může ušetřit obrovské množství fyzického prostoru, řekl Randy Jourgensen , vlastník digitálních kancelářských řešení. Od transformace své kanceláře do bezpapírového prostředí před více než 15 lety Jourgensen dokázal přeměnit prostor, který byl dříve používán pouze pro uložení souborů do vesmíru, který může generovat výnosy.
• Co hledat v systému správy dokumentů Požádali jsme naše odborníky, aby zdůraznili, co si myslí, že jsou některé z nejdůležitějších vlastností a funkcí, které by malé firmy měly při výběru řešení pro správu dokumentů hledat.
• Struktura souborů : Systém by měl nabízet snadno použitelnou strukturu souborů, která má smysl pro uživatele, jako je například schéma skříně-složka.

Vyhledávání

: Chcete rychle najít soubory. Měli byste být schopni hledat nejen název souboru, ale také obsah uvnitř souboru.

• Snadné použití : Systém by měl být pro zaměstnance jednoduchý. Pokud je to příliš obtížné, nedostanete od zaměstnanců kompletní nákup, což znemožní systém.
• Mobilní přístup : Chcete systém správy dokumentů, který je přístupný přes smartphony a tablety.
• Integrace : Systém by se měl snadno integrovat s programy, které již používáte, jako je váš e-mailový klient a software pro správu vztahů se zákazníky.
• Skenování : Řešení by mělo být kompatibilní s celou řadou skenerů
• Zabezpečení : Systém by měl umožnit omezit, kdo může zobrazit konkrétní složky a soubory. Měli byste být schopni nastavit přístupová oprávnění zaměstnanci.
• Nyní, když znáte typy dostupných systémů správy dokumentů a to, co každá z nich nabízí, musíte určit, které řešení je pro vás nejlepší. Chcete-li zúžit výběr, podívejte se na naši stránku s nejlepším výběrem. Připraveni zvolit systém správy dokumentů? Zde je rozpis našeho úplného pokrytí:
• Nejlepší software pro správu dokumentů a systémy 2018 Nejlepší software pro správu dokumentů Celkově

Nejlepší správa nízkých nákladů

Nejlepší správa dokumentů pro malé firmy

• Nejlepší mobilní dokument Management
• Poznámka redakce: Hledáte systém správy dokumentů pro vaše podnikání? Pokud hledáte informace, které vám pomohou vybrat ten, který je pro vás vhodný, použijte níže uvedený dotazník, abychom naši sesterskou stránku BuyerZone poskytli bezplatně informace od různých dodavatelů:

• ---

  

  Nejlepší řešení pro jednotné přihlášení pro firmy v roce 2018

  Se softwarem jako službou (SaaS), který řídí většinu pracovních aplikací, si musí vaši zaměstnanci zapamatovat spoustu přihlašovacích údajů. Je obtížné sledovat všechna tato hesla. A nejen to, že uživatelé mají předsedat fragmentovanému moři pověstí, je bezpečnostní noční můra, která se čeká. "Typický malý podnik má 15 cloudových aplikací a větší podniky mají ještě víc," řekl Mike Gold, prezident cloud poskytovatele IT řešení Intermedia.

  (Řešení)

  

  GoodHire recenze: nejlepší služba pro kontrolu podkladů pro malé firmy

  Po dlouhém výzkumu a analýze doporučujeme GoodHire jako náš výběr 2018 pro nejlepší službu pro kontrolu malých podniků . nejlepší tipy, můžete si prohlédnout naši metodologii a komplexní seznam služeb kontroly stavu na naší nejlepší stránce výběru. Proč GoodHire? GoodHire nabízí tři úrovně kontroly pozadí, má snadno použitelný on-line portál a poskytuje vynikající služby zákazníkům.

  (Řešení)