Co je to automatizace podnikových procesů (a jak to může pomoci vaší firmě)?
Co je to automatizace podnikových procesů?
BPA je typ softwaru nebo systémové metody, která dělá těžké, nadbytečné nebo jinak složité úkoly a zjednodušuje je do zjednodušených, bez volného procesu. Zjednodušeně řečeno, znamená to, že společnost BPA využívá méně technologií k tomu, aby získala stejnou práci, takže vaše operace jsou mnohem méně komplikované a mnohem efektivnější. Cílem firmy BPA je ušetřit časům a penězům podnikům tím, že automaticky provede nudné úkoly, což pak zvýší produktivitu tím, že umožní zaměstnancům soustředit se na své klíčové oblasti talentů.
Jaké jsou některé příklady automatizace obchodních procesů?
BPA lze použít prakticky ve všech aspektech podniku. Od správy dokumentů a automatizace pracovních postupů po e-mailové upozornění a další opakované úkoly může BPA pomáhat snižovat náklady a vyvarovat se zbytečné pracovní síly v celé řadě provozních oblastí. Tři hlavní příklady jsou řízení klientů, marketing a podpora zákazníků.
Řízení klientů
Správa klientů a účtů může být pro malé podniky ohromující. Použití softwaru BPA vám může ulehčit život.
"Jako rostoucí on-line marketingová agentura se dvěma kancelářemi a klienty po celé zemi je na každém účtu hodně pohybujících se kusů," uvedl Katelyn McKinley, ředitel pro klientské služby v marketingové firmě Blue Corona Inc.
Každý z klientů společnosti Blue Corona může pracovat od 3 do 10 lidí, takže agentura používá BPA software Central Desktop jako centrální středisko pro zaměstnance a klienty, řekl McKinley
Centrální Desktop používáme, abychom se ujistili, že nikdy neopustíme míč, a každý člen účtu je aktuální o tom, co se děje s účtem, ví, co je třeba dělat po celou dobu a má přístup ke všem potřebným souborům kliknutím "
Pro ilustraci uvádíme několik způsobů, jak McKinley říkal, že Central Desktop pomáhá automatizovat a zefektivnit procesy agentury:
Spolupráce
- Při přihlášení nových klientů je vytvořen projekt ze šablony, která má všechny standardní kickoff společnosti a úkolů. Jedná se o ping na zástupce prodeje, který má nahrát podepsanou smlouvu pro celý tým, aby si zobrazil fakturační oddělení, aby vytvořil první fakturu, a správce účtu naplánoval výzvou pro kickoff a vyplnil sérii dokumentů o příjmu klientů, které jsou poté sdíleny zbytek účetního týmu. Automatické aktualizace
- Při změnách stávající smlouvy klienta (např. změna rozpočtu, nový doplněk služby) existuje poznámkový blok, který aktualizuje správce účtu ; Tato aktualizace je automaticky zaslána všem příslušným stranám (především fakturaci), aby je upozorňovali na změnu. Správa dokumentů
- Když klienti nahrají dokumenty, které chtějí sdílet se společností (např. tým je upozorněn e-mailem a může se přihlásit ke stažení, připojit je k nadcházejícím úkolům a další. Firemní intranet.
- Při přihlášení zaměstnanců je výchozí stránkou podniková intranet. Zaměstnanci mohou získat aktualizace stavu od ostatních zaměstnanců, číst informace o prodeji a prognózy společnosti, prohlížet kalendář společnosti a nadcházející události apod. Z intranetu mohou také požádat o PTO / dovolenou (což je automaticky odesláno HR na schválení), přejděte k firemním zásadám / příručkám online a dalším. Systém, který společnost dříve používala, na druhé straně zahrnovala seznam různých služeb pro provádění jednotlivých úkolů. V dětství McKinley a její zaměstnanci používali služby jako Box.com ke sdílení souborů, Basecamp pro správu projektů a email pouze pro spolupráci. Namísto toho zjistili, že různí lidé a různé oddělení se v jednom systému těžce spoléhají a zřídka využívají jiné, uvedl Mckinley.
"Mohl bych pokračovat v tom, jak [automatizace pomohla] našemu podnikání, ale mít jeden software pro zvládnutí sdílení souborů, řízení projektů a interní a externí spolupráce exponenciálně zvýšil naši efektivitu a kvalitu naší práce," řekl McKinley .
Marketing a podpora zákazníků
Jako alternativa k použití jediného softwaru pro automatizaci podnikání mohou podniky vytvářet ekosystém aplikací, který zjednoduší jejich operace. Klíčem je integrace různých webových aplikací soudržným způsobem, který jim pomáhá pracovat společně, místo toho, aby fungovali jako samostatné systémy, uvedl Gabriel Mays, zakladatel platformy pro tvorbu webových stránek. Stačí přidat obsah.
"Používáme automatizaci podnikání k zefektivnění marketingu a úsilí zákazníků, "řekl Mays. "Pro marketing jsou nové příspěvky blogu automaticky publikovány na Twitteru, Facebooku, LinkedIn a Google+. To odstraňuje bolest, že musíme ručně odeslat do každé z těchto sítí, abychom se mohli zaměřit na další věci."
Automatizace podnikání má také pomohla Mays provádět e-mailové marketingové kampaně. "Návštěvníci stránek, kteří se připojují k našemu zpravodaji, jsou automaticky přidáni do našeho e-mailového marketingového seznamu a poslali bezplatný kurz o tom, že jejich webové stránky budou lépe po dobu jednoho týdne, s jednou lekcí každý den."
Stejná technologie lze zlepšit podporu zákazníků. Například při odeslání žádosti o pomoc je v softwaru společnosti help-desk vytvořen lístek, který zajistí, že požadavek bude správně sledován, vysvětlil Mays. Navíc všechny soubory, které jsou odesílány s žádostí o pomoc, se automaticky nahrávají na účet Dropbox pro snadný přístup a ukládání, dodal.
Automatizace podnikání se také může integrovat se softwarem CRM (Customer Relationship Management). "Zákazníci, kteří nás kontaktují prostřednictvím prodejních kanálů, se automaticky přidávají do našeho CRM, abychom mohli následovat," řekl Mays. "Navíc každá hlasová schránka, která zůstala v našem telefonním systému po hodinách, je přepisována a zasílána prostřednictvím systému nápovědy pro snadné sledování následujícího rána."
Jste stále přesvědčeni, že podniková automatizace je pro vás to pravé? Zde uvádíme další příklady toho, jak podniky používají BPA k maximalizaci svých zdrojů:
Méně administrativních úloh
"Provozujeme službu concierge cestovního ruchu pro Disney Destinations.Pro všechno používáme automatizační software - správu klientů, automatické emaily, děkuji dopisům, předběžným dotazníkům, upomínkám na cestovní pojištění a dokonce i automatickým měsíčním platbám za určité věci.Používáme Infusionsoft a přizpůsobili jsme mu cestovní ruch.Obloužil čas na to, abychom mohli skutečně přizpůsobit své klienty, dovolenou a mluvit s lidmi na telefonu, takže neděláme tolik admin.To také zdobilo dolní řádek se všemi, co může automatizovat, že zaměstnanci nemusí dělat ani vysledovat. " -
Amy Sinclair, majitel, Ušní zkušenosti Optimalizované řízení webových stránek
"Používám AffiloTools pro každodenní správu a monitoring našich webových stránek a odstraňování problémů out of control.KissMetrics mi pomáhá zjistit, jak naši hlavní zákazníci používají naše webové stránky.Personál.io pomáhá našim zákazníkům v klíčových okamžicích, kdy využívá naše webové stránky Optimalizuje se pro optimalizaci našich vstupních stránek pro zlepšení míry konverze. vysoce kvalitní přehled o výkonu naší společnosti a používá se v naší kanceláři. " -
Simon Slade, generální ředitel a spoluzakladatel, Affilorama Lepší řízení projektů
"Software pro automatizaci obchodních procesů, který používáme, je Redmine. udržujte si aktuální informace o všech nových vývojových trendech.Software automaticky pošle e-mail, když někdo obdrží nový úkol nebo dokončí starý.Redmine sleduje historii každého projektu a úlohy, takže se můžete vrátit v každém bodě, nebo vidět, jak se vyvíjela.Tak je také možnost položit otázky prostřednictvím společnosti Redmine, která nám pomohla komunikovat efektivněji.Před naší implementací Redmine se některé naše úkoly ztratily nebo zapomněly.Ne jsme se museli starat o že jsme ji začali používat, díky čemuž jsme zodpovědnější a skutečně zlepšili naše řízení času. " -
Vladimír Gendelman, generální ředitel, Složky firem Účinné sledování lidí
"Na MIT Sloan je naším cílem vytvořit komunitu inovátorů pro udržitelnost z našich studentů a absolventů, , vládě a nevládním organizacím.Tato rozšířená komunita činí širokou škálu kontaktů a začali jsme používat SalesForce, abychom sledovali všechny. "Cirrus Insight mi umožňuje vytvářet kontakty v naší databázi, přihlašovat e-maily a vidět základní informace o lidech, když slyším z nich, aniž byste opustili Gmail. Je to obrovská pomoc. " -
Jason Jay, ředitel Iniciativy pro udržitelnost, MIT Sloan Méně komplikovaná legální práce
Používáme vlastní software pro automatizaci legální práce zákazníků z mobilních smluv. Z pohledu zákazníka se jedná o tři zákonné kroky: (1) zjištění porušení, (2) uvedení platné námitky a (3) přechodu na nového poskytovatele podle smlouvy zákazníka současného poskytovatele. Náš automatizační software umožňuje zákazníkům dokončit tyto tři kroky v celkovém počtu 5 minut na CellBreaker.com během 7 dnů. Super snadné; super rychlý; a je zaručena jejich účinnost.
Jon Colgan, zakladatel a generální ředitel, CellBreaker.com Vylepšené prognózy
Využití nástroje Excel jako nástroje pro plánování funguje skvěle, ale [tam] není rozumná metoda, udržovat tabulky aktualizované a přesné včas. Nakonec je to provádění a platba za tržní program, který trpí. Možnosti prognózy TPS TradePro TPM umožňují operačnímu týmu společnosti Popcorn, aby plánoval lepší výrobu. Náš nákupní tým si může prohlédnout dlouhodobé prognózy zabezpečení surovin a logistika může naplánovat potřeby přepravy a podpořit další objem během propagace. Po 60 dnech, kdy žili v systému TPM, Popcorn, Indiana snížila srážky z propagace obchodu o více než 50 procent. TPM rovněž pomohla společnosti Popcorn, Indiana snížit svou předpovědní chybu Klíčové ukazatele výkonu (KPI) na polovinu; vyloučit potřebu přezkoumat a třídit více sešity aplikace Excel předkládané v různých formátech každým prodejním zástupcem; a podržte prodejní tým s informacemi založenými na skutečnostech, abyste zahájili plodná jednání se zákazníky. "-
John Kittle, viceprezident obchodního plánování a insight, Popcorn, Indiana Efektivnější komunikace
je to, jak automatizujeme proces naší agentury. Vidíme zvýšenou produktivitu a celkovou efektivitu firmy. AffinityLive sjednocuje náš proces a zefektivňuje komunikaci mezi všemi odděleními a kancelářemi. Z hlediska fakturace trvalo 10 dní, než jsme dostali faktury k údržbě. nyní to trvá jen dva. Automatizace nám pomáhá rozšiřovat značky zdravotnictví, vědy a techniky, které činí ze světa lepší místo. -
Rebecca Angelos, viceprezident pro operace, HDMZ Původně zveřejněn
Small Business Snapshot: ReadWorks
ReadWorks , vysvětluje, jak tento obrázek představuje jeho podnikání. Země v současné době prožívá krizi v oblasti gramotnosti: 66 procent amerických čtvrtých žáků nemůže číst nebo chápat na úrovni platové třídy, bez ohledu na rodinný příjem. Společnost ReadWorks vyšla ze školy, která pomáhala učitelům veřejných škol v Harlemu na počátku 90.
5 Salesforce Tipy pro malé firmy
(CRM), Salesforce je král. Nabízí řadu vlastností a možností, které vám pomohou získat a udržet si zákazníky, zvýšit prodej a spravovat kontakty, ale složitost může také způsobit potíže. Používáno správně, ale Salesforce může být pro malé podniky jednoduché a snadno použitelné. Zde je pět Salesforce hacků, které vám ulehčí život.
Populární Příspěvky