Etiketa e-mailu: Dos a nepřátelé profesionálních e-mailů


Etiketa e-mailu: Dos a nepřátelé profesionálních e-mailů

Reakce na e-maily je nutností v podnikatelském světě, ale čas na to, abyste si vybrali přemýšlivou, zdvořilou odpověď na každou z nich, může zkonzumovat hodně z vašeho dne. Google přidal do služby Inbox by Gmail a Google Allo funkci Inteligentní odpověď, která umožňuje emailem zvolit rychlé auto-generované odpovědi, které jim byly navrženy na základě e-mailového textu.

Zatímco tam je čas a místo, příležitostné odpovědi na profesionální e-maily by mohly způsobit více škod než dobrých, podle Sharon Schweitzer, zakladatele protokolu a etikety po celém světě. Automatizované odpovědi mohou snížit spojení mezi odesílatelemi a přijímači a vytváření více generických spíše než přizpůsobených e-mailů může vést k nesprávné komunikaci.

Jodi RR Smith, majitelka etikety podnikového poradenství Mannersmith a Schweitzer sdíleli své rady pro udržování e-mailů správných a profesionálních, Některé hlavní dary a nevýhody a kdy použít možnosti CC a BCC

Otevření e-mailu s "hi" nebo "hey" může být pro kolegy OK jste přátelský, ale kvůli novým kontaktům doporučil Schweitzer, aby váš e-mail začal řádným a úctyhodným pozdravem, jako je "dobré ráno", "dobré odpoledne", "dobrý večer" nebo "ahoj". denní "nebo" pozdravy "jsou další fráze, které se často používají na mezinárodní scéně," dodala.

Do: Proofread

"Tyto chyby vypadají neprofesionálně a snižují pravděpodobnost, že e-mail bude brát vážně," dodal Schweitzer. "E-mailový software je dodáván s mnoha profesionálními nástroji, jako je Kontrola pravopisu. Použijte je."

Do: Zůstaňte stručný

"Příjemci budou číst první řádek nebo dva pouze před tím, než se rozhodnou, zda si ponechají nebo odstraní [e-mail]," řekl Smith. "Ujistěte se, že říkáte, co potřebujete říct dostatečně."

Do: Udržujte klidu

Don'ts

Nerozhoduje:

"Nikdy nechcete říct něco špatného o někom v e-mailu," řekl Smith. "Je prostě příliš snadné, aby bylo předáno a mělo by být nakonec čteno někým, pro něhož to nebylo zamýšleno."

Ne: špatně špatně

"Tato malá ikona jsou pro textové zprávy," řekl Schweitzer. "Jsou nevhodné a neprofesionální v obchodním e-mailu. Emotikony mohou přesměrovat e-maily do spamového filtru nebo do nevyžádané poštovní schránky."

Nenechte: Zapomeňte konverzaci bližší

"Tím, že příjemce nechá, aby odpověď nebyla zapotřebí, e-mailový cyklus neustále pokračuje," řekl Schweitzer

Další blízké možnosti zahrnují "žádná odpověď nutná", "znovu vám děkuji", "vidět vás na schůzi" a "prosím, dejte mi vědět, jestli mohu být další pomoci."

Jak CC a BCC správně

Když používáte funkci CC, Smith říkal, že si pamatujete, že méně je více. Také si musíte přemýšlet o tom, co posíláte a jak důležitá je pro ostatní.

"Potřebují tyto informace, nebo je něco, co mohou přidat k rozhovoru?"

Schweitzer dodal, že někdy jsou lidé tak hrdý na svůj pracovní produkt, že přidávají tucet příjemců v linii CC a pak se v nich objevují kdy všichni komentují, kolik nebo jak dobře dělají. To může být interpretováno jako hladké chválení, výkřik pro pozornost nebo egoismus, takže udržujte CC pouze u těch, kteří je potřebují vědět.

Funkce BCC umožňuje přidávat někoho do e-mailové konverzace bez dalších znalostí, takže může být trochu těžší určit, kdy nebo pokud je správné jej použít. Smith říkal, že existují chvíle, kdy je BCC-ing jiným dobrým nápadem.

Pokud plánujete něco, ale ne všichni v rozhovoru se ještě jednají druhá, pomocí BCC udržuje všechny e-maily soukromé, dokud nejsou připraveny je sdílet se skupinou

Pokud jste byli požádáni o dokončení úkolu, když zahrnout žadatele přes BCC, dovolí této osobě vědět, že úloha probíhá

  • Pokud odpovídáte s klientem, který není spokojen , BCC-ing váš šéf zajistí, že on nebo ona nebude překvapen, pokud by zákazník volat.
  • Smith řekl, že je nejlepší nechat ty, kteří nespadají do kategorie "potřebovat vědět" e-mailem a omezit nepořádek v doručené poště. A pokud si nejste jisti, Smith řekl, že nejlepším přístupem je požádat osobu, kterou chcete CC nebo BCC, pokud by chtěli být zahrnuty.
  • Další tipy pro obchodní etiketu najdete v této příručce Mobby Business .

Některé zdrojové rozhovory byly provedeny pro předchozí verzi tohoto článku.


Bosses, Zaměstnanci se shodli, že Humble Leadership je najefektívnější

Bosses, Zaměstnanci se shodli, že Humble Leadership je najefektívnější

ŠéFové hledají odhalit tajemství, jak být efektivní vůdce by měl lépe začít jíst nějaký pokorný koláč. Podle průzkumu 55 vedoucích pracovníků od vedoucích středních úrovní až po generální ředitele byli šéfové, kteří vykonávali pokornost ve vedení, považováni za efektivnější, protože se zdáli být více lidí a nebylo vidět, že drží všechny odpovědi.

(Vedení lidí)

10 Tipů, jak udržet svůj kalendář nakloněný a průměrný

10 Tipů, jak udržet svůj kalendář nakloněný a průměrný

Konsolidovat : Použití jeden nástroj jako ústřední místo pro váš plán. Všichni mají jinou přednost (papírová agenda, online kalendář atd.), Ale klíčem je zajistit, aby jste měli vše na stejném místě. To zabraňuje problémům s dvojitou rezervací a obecnému zmatku. Sdílet: Uživatelé, kteří často potřebují koordinovat schůzky s jinými lidmi, mohou využívat shromážděný online kalendář, jako je Kalendář Google.

(Vedení lidí)