Etiketa e-mailu: Dos a nepřátelé profesionálních e-mailů
Reakce na e-maily je nutností v podnikatelském světě, ale čas na to, abyste si vybrali přemýšlivou, zdvořilou odpověď na každou z nich, může zkonzumovat hodně z vašeho dne. Google přidal do služby Inbox by Gmail a Google Allo funkci Inteligentní odpověď, která umožňuje emailem zvolit rychlé auto-generované odpovědi, které jim byly navrženy na základě e-mailového textu.
Zatímco tam je čas a místo, příležitostné odpovědi na profesionální e-maily by mohly způsobit více škod než dobrých, podle Sharon Schweitzer, zakladatele protokolu a etikety po celém světě. Automatizované odpovědi mohou snížit spojení mezi odesílatelemi a přijímači a vytváření více generických spíše než přizpůsobených e-mailů může vést k nesprávné komunikaci.
Jodi RR Smith, majitelka etikety podnikového poradenství Mannersmith a Schweitzer sdíleli své rady pro udržování e-mailů správných a profesionálních, Některé hlavní dary a nevýhody a kdy použít možnosti CC a BCC
Dos
Do: Použijte správné pozvánky
Otevření e-mailu s "hi" nebo "hey" může být pro kolegy OK jste přátelský, ale kvůli novým kontaktům doporučil Schweitzer, aby váš e-mail začal řádným a úctyhodným pozdravem, jako je "dobré ráno", "dobré odpoledne", "dobrý večer" nebo "ahoj". denní "nebo" pozdravy "jsou další fráze, které se často používají na mezinárodní scéně," dodala.
Do: Proofread
Před odesláním si pečlivě zkontrolujte a upravte svůj e-mail. Měli byste hledat pravopisné chyby, homonymy, chyby gramatiky a interpunkce, řekl Smith. Neopatrné chyby e-mailu budou jen příjemné pro vaše příjemce.
"Tyto chyby vypadají neprofesionálně a snižují pravděpodobnost, že e-mail bude brát vážně," dodal Schweitzer. "E-mailový software je dodáván s mnoha profesionálními nástroji, jako je Kontrola pravopisu. Použijte je."
Do: Zůstaňte stručný
Vždy je dobré udržovat vaše e-maily krátké a sladké. E-maily nesmějí být tak krátké jako textové zprávy, uvedl Smith, ale měly by být formou rychlé komunikace. Pokud je váš e-mail příliš přísný, zkuste to upravit tak, aby byl přehlednější.
"Příjemci budou číst první řádek nebo dva pouze před tím, než se rozhodnou, zda si ponechají nebo odstraní [e-mail]," řekl Smith. "Ujistěte se, že říkáte, co potřebujete říct dostatečně."
Do: Udržujte klidu
Nikdy neposílejte žádný e-mail, když jste naštvaní nebo jinak emocionální, doporučil Smith. Místo toho se pokuste uklidnit a pak mluvit s osobou, kterou potřebujete k osobnímu rozhovoru nebo po telefonu, pokud není možné osobní schůzku. "
Don'ts
Nechcete: Použijte buzzwords
Zkratky a buzzwords mohou zaměňovat příjemce a vyvolají vás neprofesionální, řekl Smith. Držte se písma plných slov a použijte termíny laiků, abyste získali svůj názor, ačkoli je možné udělit výjimky v závislosti na tom, koho posíláte e-mailem. Například akronymy mohou být přijatelné v příležitostných interních e-mailových zprávách, ale každý e-mail, který pošlete - zejména klientům - by měl být napsán v jazyce, který je snadno srozumitelný, uvedl Smith
Nerozhoduje:
mohou být sdíleny rychle a snadno a jsou důsledky znevažování ostatních v trvalé, digitální komunikaci. Vyhýbejte se trápení - nebo horší, ztráta zaměstnání - tím, že se ujistíte, že nemáte žádné špatné kolegy nebo obchodní partnery.
"Nikdy nechcete říct něco špatného o někom v e-mailu," řekl Smith. "Je prostě příliš snadné, aby bylo předáno a mělo by být nakonec čteno někým, pro něhož to nebylo zamýšleno."
Ne: špatně špatně
Když píšete profesionální e-mail, vykřičník na minimum. Jeden vykřičník je příliš mnoho, řekl Smith. Udržujte své interpunkční znaménko profesionální a pokud nejste přátelští s zamýšleným příjemcem, řekl Smith, že byste se měli vyhnout emotikonům v e-mailech.
"Tato malá ikona jsou pro textové zprávy," řekl Schweitzer. "Jsou nevhodné a neprofesionální v obchodním e-mailu. Emotikony mohou přesměrovat e-maily do spamového filtru nebo do nevyžádané poštovní schránky."
Nenechte: Zapomeňte konverzaci bližší
Ukončete svůj e-mail s uzavřením, jako je "nejlepší" "Nejlepší pozdravy", "Upřímně", "Děkuji vám" nebo jinou vhodnou frázi.
"Tím, že příjemce nechá, aby odpověď nebyla zapotřebí, e-mailový cyklus neustále pokračuje," řekl Schweitzer
Další blízké možnosti zahrnují "žádná odpověď nutná", "znovu vám děkuji", "vidět vás na schůzi" a "prosím, dejte mi vědět, jestli mohu být další pomoci."
Jak CC a BCC správně
Nástroje typu "carbon copy" (CC) a "blind carbon copy" (BCC) jsou obtížné. Někdy jsou užitečné, ale pokud se používají nesprávně, mohou být problematické.
Když používáte funkci CC, Smith říkal, že si pamatujete, že méně je více. Také si musíte přemýšlet o tom, co posíláte a jak důležitá je pro ostatní.
"Potřebují tyto informace, nebo je něco, co mohou přidat k rozhovoru?"
Schweitzer dodal, že někdy jsou lidé tak hrdý na svůj pracovní produkt, že přidávají tucet příjemců v linii CC a pak se v nich objevují kdy všichni komentují, kolik nebo jak dobře dělají. To může být interpretováno jako hladké chválení, výkřik pro pozornost nebo egoismus, takže udržujte CC pouze u těch, kteří je potřebují vědět.
Funkce BCC umožňuje přidávat někoho do e-mailové konverzace bez dalších znalostí, takže může být trochu těžší určit, kdy nebo pokud je správné jej použít. Smith říkal, že existují chvíle, kdy je BCC-ing jiným dobrým nápadem.
Pokud plánujete něco, ale ne všichni v rozhovoru se ještě jednají druhá, pomocí BCC udržuje všechny e-maily soukromé, dokud nejsou připraveny je sdílet se skupinou
Pokud jste byli požádáni o dokončení úkolu, když zahrnout žadatele přes BCC, dovolí této osobě vědět, že úloha probíhá
- Pokud odpovídáte s klientem, který není spokojen , BCC-ing váš šéf zajistí, že on nebo ona nebude překvapen, pokud by zákazník volat.
- Smith řekl, že je nejlepší nechat ty, kteří nespadají do kategorie "potřebovat vědět" e-mailem a omezit nepořádek v doručené poště. A pokud si nejste jisti, Smith řekl, že nejlepším přístupem je požádat osobu, kterou chcete CC nebo BCC, pokud by chtěli být zahrnuty.
- Další tipy pro obchodní etiketu najdete v této příručce Mobby Business .
Některé zdrojové rozhovory byly provedeny pro předchozí verzi tohoto článku.
3 Typy špatných šéfů a jejich řešení
Každý den chodit do kanceláře a vypořádat se s obtížným šéfem může být vyčerpán. To vám dělá strach z doby, kterou strávíte v kanceláři a možná vás bude směřovat ke dveřím. Podle studie z BambooHR, 44 procent odborníků opustilo svou práci kvůli obtížnému šéfovi. Když se zaměstnanci líbí svým šéfům, jsou obvykle produktivnější a více angažovaní.
6 Způsobů, jak zlepšit vaši společnost Kultura
Produkty, marketing a prodej jsou pro každou společnost životně důležité, ale vaším nejcennějším přínosem jsou vaši lidé. Pokud vaše zaměstnanci nejsou spokojeni, vaše organizace pravděpodobně nebude úspěšná. Vytváření kultury na pracovišti, které vám pomůže přilákat a udržet špičkové zaměstnance, by mělo být prioritou, bez ohledu na to, co podnikáte.
Populární Příspěvky