Výběr softwaru pro správu projektů: Průvodce pro kupující

Software pro správu projektů je všestranný způsob, jak zefektivnit proces řízení jakéhokoli projektu, ať už je to projektování a budování interiéru budovy, nebo vytvoření webové stránky pro klienta. Software pro správu projektů pomáhá sjednocovat proces, nikoli nutí týmy pracovat v několika různých aplikacích. Místo toho jsou komunikační nástroje, sdílení souborů, monitorování úkolů a termínů a reportování konsolidovány do jedné softwarové aplikace.

Software pro správu projektů pracuje jako pracovní prostor v reálném čase, který pomáhá udržet vaše oči zaměřené na velký obraz, zatímco efektivně řídit každodenní detaily. Nejlepší jsou dynamické, automatické rozvrhování práce, když chybí termín; někteří dokonce přepracují práci závislou na dokončení pozdějšího úkolu

Potřebuji software pro správu projektů?

Je důležité si uvědomit, že software pro správu projektů je určen pro kompletní projekty, které vyžadují čas a týmovou práci. Jsou pravděpodobně příliš komplexní a důkladné pro rutinní práci. Například používání softwaru pro správu projektů pro nastavení a konfiguraci počítačové sítě by bylo naprosto užitečné. Používání softwaru pro správu projektů k udržení počítačové sítě by však bylo pravděpodobně neohrabané a matoucí.

Dobrým pravidlem pro určení, zda pracujete na projektu, je otázka: "Mám konečný počáteční datum? Mám konečný termín? Mám jasné pochopení mých cílů? "

" Společnost potřebuje software pro správu projektů, když koordinuje několik jednotlivců nebo obchodních jednotek, a to jak uvnitř, tak externě, aby dokončil úkoly, které zahrnují různé výstupy nebo kreativy, "řekl Conrad Magalis, marketingový manažer společnosti Advance Acceptance. "Je to nejlepší postup, aby byly všechny informace a konverzace související s konkrétním projektem nebo úkolem dokumentovány a delegovány na všechny zainteresované strany."

Označení, které organizace potřebuje k řízení projektů, zahrnují následující:

• Projekty opožděné kvůli nadměrné e-mailové korespondenci s tím, že práce je zaplněna do schránky členů týmu
• Zmatená obtížnost týkající se příliš zaměstnaných a uživatelsky nevhodných tabulek
• Zmeškané lhůty, ať už s jednotlivými úkoly nebo úplnými projekty, kvůli nedostatku odpovědnosti a transparentnost v procesu
• Špatná komunikace mezi členy týmu a manažery kvůli neoznámení stavu projektu nebo jednotlivých úkolů
• Překrývající se nebo nadbytečná práce kvůli nejasnostem o konkrétní roli každého člena týmu
• Nejasné nebo chybějící časové lhůty v důsledku špatného plánování nebo špatné komunikace

Využití řešení pro správu projektů ve správné situaci může zefektivnit celý proces, en přesvědčte svého týmu, aby v kratším čase poskytoval kvalitní práci. Nejlepší software vám umožňuje ukládat a sledovat více projektů současně, což usnadňuje sledování termínů a pokroku jednotlivých členů týmu. Pracovní zátěž lze v podstatě uložit na jednu platformu, kde každý z vašich členů týmu má přístup ke všem informacím, které potřebují k plnění své vlastní role.

Co vypadá software pro správu projektů?

Software pro správu projektů často začíná ovládacím panelem, který slouží jako domácí základna a poskytuje přístup ke všem hlavním funkcím softwaru. Z řídicího panelu mohou uživatelé často vytvářet nové projekty a spravovat a organizovat staré projekty. V mnoha řešeních pro správu projektů je na palubní desce také přehled aktivních a dokončených projektů, které uživatelé mohou kdykoli získat přístup. Dashboardy mohou být často sdíleny v celém týmu, což jim dává přístup všem dotyčným projektům a úkolům.

"Software pro správu projektů umožňuje uživatelům konsolidovat pracovní činnosti na jednu centrální platformu, což zaměstnancům umožňuje ušetřit čas tím, že jim na jednom rozhraní uloží všechny úkolové nástroje," řekl John Furneaux, výkonný ředitel společnosti Hive pro správu projektů. "Rozsah softwaru se liší od začínajících uživatelů - jako je Hive - až po veterány, jako je například SharePoint. Všechny projekty pro řízení projektů se liší podle svých schopností a je důležité posoudit, jaké jsou obchodní potřeby a jak by se procesy mohly zlepšit."

Projekty a úkoly mohou být obvykle vytvořeny (nebo požadovány, pokud nadřízený musí projekt schválit dříve, než začne) přímo v softwaru pro správu projektů. Jakmile je projekt vytvořen, uživatelé mají přístup k řadě nástrojů pro organizaci a koordinaci konkrétních aspektů každého projektu a zajišťují odpovědnost za včasnost a kvalitu konkrétně přiřazených úkolů.

Zaměstnanci mohou také naplánovat a sledovat úkoly a časové plány projektů sofistikované nástroje jako Ganttovy grafy. Tyto nástroje pomáhají udržovat členy týmu na stejné stránce, i když nefungují ve stejném fyzickém umístění a ulehčují břemeno dodržování těsných termínů. Vzhledem k tomu, že členové týmu jsou schopni vidět, jaké úkoly jsou vzájemně přiřazeny, mohou se navzájem koordinovat mnohem snadněji. Některé programy se dokonce mohou pochlubit vestavěnými chatovými aplikacemi, díky nimž je spolupráce okamžitá a přímá.

Pro manažery je klíčová plná kontrola směru projektu. Manažeři mohou přehodnotit práci nebo shuffle kolem přiřazených úkolů, pokud je jeden člen týmu ohromen, zatímco jiní nejsou, efektivněji řídí zdroje za běhu. Podrobné přehledy a přehledy umožňují manažerům snadněji sledovat nový vývoj. Každý komplexní projekt má spoustu pohyblivých částí, takže je důležité udržovat vaše rozhodování informované - to je to, co software pro správu projektů dělá pro váš manažerský tým.

Výběr správného softwaru pro správu projektů

Zatímco většina aplikací pro řízení projektů nabízejí všechny výše popsané funkce, žádné dva nejsou přesně stejné. To činí proces výběru zásadní součástí úspěchu vaší organizace. Velký podnikový podnik, například, bude mít různé potřeby než malý startup s malým týmem. Přísná kontrola každé aplikace a otázka správných otázek je klíčová.

"Společnosti by se měly věnovat demo několika možnostem, než se postoupí kupředu, stejně jako faktoring v době" přijetí "pro tým a klienty, aby si zvykli používat aplikaci , "Řekl Magalis. "Pokud pracujete ve vysoce technickém oboru (například v oblasti IT), může být častější než v jiných průmyslových odvětvích mít zkušenosti s aplikacemi pro správu projektů."

Může být také užitečné určit konkrétní problémy, které v současné době máte řídí projekty. Rozpoznáte, kde leží úskalí - možná je to sdílení včasných aktualizací s klientem nebo možná interní komunikace - můžete se snadněji zaměřit na software, který posiluje vaše silné stránky a podporuje vaše slabosti. Každá aplikace pro správu projektů má své vlastní standout funkce, takže výběr prvku, který doplňuje váš tým, je nejdůležitější.

Klíčem je nakonec vybrání systému, který můžete snadno implementovat a používat. Jaké je dobré řešení, které s sebou přináší neúspěšné zavedení, které vytváří bolesti hlavy pro váš tým a vede ke kontraproduktivnímu úsilí jen proto, aby se dostalo do chodu? Kromě toho, pokud se váš zaměstnanec nemůže naučit používat systém, nakonec nabízí nulové výhody. Implementace a snadné použití by měly být rozhodujícími faktory pro vaše rozhodování

"Úspěšné zavádění podnikového systému řízení projektů je obtížné. Je to kulturní otázka, nikoliv nástroj," řekl Alan Zucker, zakládající ředitel Project Management Essentials. "Většina organizací nemá konzistentní a standardní postupy pro správu projektů a reportování výkonnosti portfolia. Něco jako zdánlivě jednoduché jako standardní den pro hlášení stavu v rámci podniku může způsobit nárazy, protože lidé jsou zvyklí hlásit stav v určitý den, obvykle kvůli jejich statutu kádrového stavu. "

Měli byste být franchisingem? 5 Otázky k dotazu

Mnozí majitelé firem prosperují při založení vlastního podnikání, ale každý podnikatel nemusí začít od začátku. To je místo, kde franchising přichází. Franchising může být dobrou příležitostí pro ty, kteří chtějí spravovat podnikání, ale nechtějí přijít s obchodním nápadem a budovat společnost od základů.

(Obchodní)

Pro začínající firmy je brzký úspěch klíčem k přežití

Pokud jde o úspěch, trochu může jít dlouhá cesta. Nová studie naznačuje, že podniky a jednotlivci, kteří se brzy setkávají s mírným úspěchem, jsou v dobrém postavení, aby se mohli stát ještě úspěšnějšími. Nová studie provedená výzkumnými pracovníky univerzity Stony Brook byla navržena tak, úspěch chová úspěch.

(Obchodní)