Trasa papíru: Průvodce pro co lze uložit a co do koše

skleněná podložka nebo plastová nádoba naplněná daňovými přiznáními z doby, kdy Vanilla Ice nebyla čára. Nebo možná jste trochu víc na moderní straně - váš pevný disk je doslova přeplněný skenováním a datovými skládkami.

Ještě horší je, že můžete hodit kostky a dbát na to, aby jste ukládali dokumenty vašeho podniku. do kterých táborů spadáte, přetrvávají několik ústředních otázek: Jak dlouho musí podnik podniknout své obchodní dokumenty? A co by mělo mít?

Jako mnoho životních otázek neexistuje černobílá odpověď. Pravidla pro interní daňovou službu již dlouhou dobu sloužily jako výchozí, ale existují i ​​další věci, které by podniky měly vzít v úvahu. Především však musí mít malý podnik explicitní a výkonný plán.

"Malým podnikům je velmi možné podcenit hodnotu záznamů a potřebu je uchovat," řekl Benjamin Wright, právník z Dallasu specializující se na technologie a dokumenty

IRS umožňuje do určité míry flexibilitu v tom, jak podniky spravují své dokumenty, včetně používání elektronických systémů

. "IRS vám neřekne vše, co potřebujete udělat. Budete potřebovat pokyny z CPA, "říká Wright, který bloguje rozsáhle o systémech dokumentů.

IRS však nedávno vysvětlil, že přijme elektronické účetní systémy, jako jsou QuickBooks, pro audit.

Publikace IRS 583 zdůrazňuje, že jakýkoli systém uchovávání dokumentů by měl daňovateli umožnit snadnou podporu obchodních výsledků, které se objevují na daňovém přiznání. Po dlouhou dobu se v pravidlech zachování uvádělo, že podniky a jednotlivci by měli uchovávat daňové přiznání a doklady po dobu sedmi let, ale publikace 583 naznačuje, že to není pravda. Na rozdílné daňové situace se spíše vztahují různé promlčecí lhůty. Například, pokud podnik dluží dodatečnou daň, je omezen na tři roky.

IRS nabízí příklady nejlepších dokumentů k uchování:

Výnos:

• Příjmy z pokladny, bankovní vklady, faktury, 1099s Nákupy a výdaje:
• Zrušené šeky, potvrzení z kreditních karet, výpisy z účtu U všech věcí se sedm let nepovažuje za špatný standard, i když je v některých situacích o něco víc, než je nutné. Upozorňujeme však, že neexistují žádná omezení týkající se podvodných nebo neoprávněných daňových přiznání.

Dokumenty slouží k rozdílnějším účelům než k podpoře daňových přiznání. Wright uvedl jako příklad stavební firmy, které by mohly potřebovat dodržovat zvláštní zákony o životním prostředí. Další federální nebo státní vládní agentury by mohly stanovit, že příslušné dokumenty by měly být udržovány na dobu neurčitou.

"Teoreticky můžete mít požadavky, které přesahují [požadavky IRS]," řekl Wright. "Pokud ano, pravděpodobně o tom víte."

Malé podniky by neměly předpokládat, že sofistikovanější plán uchovávání dokumentů vyžaduje sofistikované vybavení a software. Ve skutečnosti může být řešení na dosah ruky. Wright zdůrazňuje e-mail jako nejjednodušší a nejjednodušší způsob, jak udržovat podpůrnou dokumentaci. "Můžeme použít e-mail jako deník toho, co jsme udělali, s kým jsme mluvili, jak jsme něco udělali. Může to být velmi cenné, "řekl Wright. Poznamenal, že mnoho hlavních e-mailových služeb nabízí neomezené úložiště za cenu až 20 dolarů ročně.

Vzhledem k těmto okolnostem by se malý podnik mohl rozhodnout, že uloží e-mailový systém do mnoha dokumentů a zaznamená mnoho to dělá obchod. S cenou pevného disku a úložiště cloud se taky stávají firmy, které mají nyní mnoho cenově dostupných možností, z nichž si mohou vybrat.

Příliš mnoho dokumentace může být potenciálně problematické. "Žijeme v elektronickém akváriu," řekl Wright. "To platí stejně o tom, jak to dělá americké ministerstvo zahraničí. Elektronické záznamy se mohou objevit kdekoli. "Jinými slovy, buďte opatrní.

Odpočítávání do daňového dne: Jaké podniky potřebují vědět

• 22 Motivační písně pro vlastníky a podnikatele
• Sociální média prospívají: Týden tipů, jak pomoci vašemu podnikání

---



Robte to, co miluješ: Komikovu hrdinu

Stále máte sen o nalezení způsobu, jak dělat to, co milujete, když žijete? Ve sloupci "Dělej, co máš rád" žádám lidi, kteří to udělali, aby mi sdělili své tajemství. Doufám, že vás budou inspirovat. James McLauchlin miluje baseball a komiksy. A to byla myšlenka, kterou pozoroval v komiksu, který mu pomohl nalézt způsob, jak se hluboce zapojit do druhého.

(Všeobecné)



Cloud Storage často vede ke ztrátě dat

. Cloud a dalších virtuálních prostředí, nový průzkum odhaluje některé z úskalí spojených s ukládáním důležitých informací. Průzkum ukázal, že 65 procent z nich vedlo společnost Kroll Ontrack, poskytovatel produktů a služeb pro správu informací, obnovu dat a právní technologie. podniků a jiných organizací často ztratily data z virtuálního prostředí, což je číslo, které se od loňského roku zvýšilo o 140%.

(Všeobecné)