Vyčistěte to! Produktivita při práci Začíná s organizací

Jaká je vaše největší překážka produktivity práce? Pro některé lidi je to neustálý zvuk hlášení a e-mailů na smartphony; pro ostatní to ruší přerušení od spolupracovníků. Ale pro mnoho pracovníků, jediná věc, která stojí na cestě k efektivitě, jednoduše není schopna rychle najít to, co potřebují k dokončení úkolu.

"Neorganizované náklady vám čas a peníze," řekl Donna David, zakladatel organizace poradenské firmy Donna David a Co. "[Lidé] mohou trávit hodiny hledat věci ve své kanceláři a na svém počítači."

"Příliš mnoho papíru, technologie, e-maily, telefonní hovory, faxy atd. ohromující a omezující produktivitu, která pak ovlivňuje další oblasti vašeho života, "dodal John Rowley, podnikatel a autor zdraví a wellness.

I když je špinavý stůl často známkou dezorganizace, váš fyzický pracovní prostor není jediným místem nepořádekJen Cohen-Crompton, odborník na malou obchodní produktivitu a šéfredaktor softwaru a služeb pro obchodní společnosti The Neat Company, věří, že dnes mnozí odborníci bojují s "digitálním hromaděním" souborů, fotografií, e-mailů a dalších digitálních aktiv ng poté, co oni sloužili jejich účelu. "[

]" [Digitální hromadné] často mají mentalitu, že se nechtějí zbavit něčeho, co by mohli z nějakého důvodu nebo jiného, ​​"řekl Cohen-Crompton pro Mobby Business. "Mohou přezkoumávat své dokumenty se záměrem rozdělit se, ale nakonec ne odstranit, protože si myslí:" Co kdybych jednoho dne potřebuji? " [nebo] se obávají, že odstraněný e-mail by mohl v budoucnu vést k problému, kdy potřebují získat konkrétní informace. V podstatě si uchovávají své digitální dokumenty, protože přiřazují dokumentu větší význam než skutečně existují. "

Pusťte se z vašeho nepořádek znamená ušetřit čas hledáním toho, co potřebujete, a proto můžete zvýšit efektivitu práce. Chcete-li narušit své hromadné návyky - a to jak fyzické, tak i digitální - a zorganizovat a produktivnější, je zde několik tipů, které vám pomohou začít.

Pro fyzický nepořádek

podle pravidla "dotykových papírů jednou": Jakmile zkontrolujete tištěný dokument, buď jej odložte, hodte ho, nebo proveďte akci na něm, abyste snížili váš nepořádek. Stejné pravidlo můžete použít ve své doručené poště. U papírových souborů, jako jsou faktury a potvrzení, které je třeba na chvíli uložit, David doporučil skenování a konverzi do digitálních souborů, takže můžete skartovat a recyklovat fyzické zkopírujte a ukládejte místo na pracovním stole

Vyčistěte si pracovní stůl

Ujistěte se, že na konci pracovního dne není na pracovním stole ponecháno nic cizího, řekl David. To znamená, že váš pracovní prostor bude čistý a připravený na nový začátek ráno. Vytvořte si seznam.

Navzdory četným dostupným aplikacím a digitálním kalendářům, mnoho profesionálů přisuzuje své organizační schopnosti staromódním , ručně psaný seznam úkolů. Spíše než mít různé papíry rozptýlené po vašem stole, protože je třeba je řešit během dne, psaní na seznamu znamená, že je můžete odložit a vyvést je pouze tehdy, když jste připraveni tuto úlohu řešit. "Existuje něco, co byste mohli psát a napsat seznam úkolů, který vám pomůže zůstat organizováni," řekla Samantha Lambertová, ředitelka pro lidské zdroje v agentuře Web Design Blue Fountain Media. "Tím, že mám ručně zapsaný seznam úkolů se všemi úkoly upřednostňovanými číslem, mé úkoly za den se nikdy neztratí mezi všechny další věci, které se dějí na mém počítači v průběhu jednoho dne. ráno pomáhá načrtnout, jaký den bude vypadat, a učinit to jasnější na začátku dne, co je třeba udělat. "

Pro digitální nepořádek

Nepoužívejte programy a soubory.

Stejně jako vaše fyzická plocha, měli byste se snažit udržet virtuální plochu čistou a uklizenou, řekl Cohen-Crompton. Odinstalujte nebo odstraňte ikony pro programy, které nepoužíváte a udržujte soubory organizované na základě toho, co je nejvíce potřebné. Vytvořte efektivní systém pro vytváření souborů a jmen.

S tolika firmami, nástrojů a práce s více verzemi stejného dokumentu, je zapotřebí přijít s celopodnikovým systémem pro pojmenování, ukládání a přístup k těmto digitálním souborům. "Projděte schéma pojmenování vlastních souborů, nebo pokud můžete, pro vaši organizaci, "řekl Lambert. "Nastavení struktury pro uložení souborů vám ušetří čas z dlouhodobého hlediska, když se pokoušíte získat přístup k dokumentu, který jste uložili několik měsíců zpět.

Lambert také doporučil datování každé verze každého dokumentu, který uložíte, zejména kdy uživatelé provádějí aktualizace a úpravy.Navrhněte si zmatek a uchovávejte soubory organizované podle konkrétního data v rámci schématu pojmenování vašich souborů

Používejte technologii ve svůj prospěch.

Existuje nespočet aplikací a softwarových programů dostupných pro lidi, kteří chtějí aby se jejich soubory a denní seznamy úkolů v pořádku Nevíte, kde začít? Podívejte se na nejlépe hodnocené aplikace v mobilním zařízení nebo požádejte o své kanceláře a sociálních kruzích, abyste zjistili, jaké organizační aplikace doporučují. Pokud hledáte systém pro správu dokumentů na profesionální úrovni, podívejte se na seznam nejlepších návrhů Mobby Business. Zůstává organizován

Bez ohledu na to, zda je vaše jmění fyzické nebo digitální, je klíčem k získání (a udržení) organizovaný se učí identi co je požadováno pro každodenní práci a co není, řekl Cohen-Crompton. Doporučila provést audit všeho na vašem stole a zařízeních a zvážit, za jakým účelem má každá položka nebo soubor skutečně sloužit.

"Zjistěte, co je nutné udržet - a ujistěte se, že je nutné jasně definovat - a co může jít, a pak skutečně se zbavit věcí, "řekl Cohen-Crompton. "Vyhodnoťte každý dokument, okamžitě odstraňte duplikáty, zbavte se věcí, které jsou zastaralé, a odstraňte soubory, které vám již nebudou sloužit."

U digitálních souborů může být archivace skvělým řešením pro e-maily nebo dokumenty, t potřebuje právě teď, ale bude potřebovat v blízké budoucnosti. Cohen-Crompton vám doporučil přemístit soubory do archivu, abyste je získali "mimo dohled", čímž dojde ke snížení nepořádek ve složce aktivní složky doručené pošty nebo dokumenty. David souhlasil a uvedl, že váš digitální systém archivace by měl odrážet systém papírového archivace s konkrétními složkami, které jsou v případě potřeby barevně zakódovány, což vám pomůže najít archivované dokumenty rychleji, když je budete potřebovat.

Nakonec to nejlepší, co můžete udělat zůstat organizovaný, je zvyk zabývat se všechno hned, jak to přijde.

"Přečtěte si, pak odpovězte, odstraňte [nebo] archiv", řekl Cohen-Crompton. "Řešení potenciálního nepořádek na cestě eliminuje nutnost vypořádat se s tím později a pokusit se ho vyndat zpět."

Přečtěte si knihu! Je dobré pro vaši kariéru

Není nic víc uklidňujícího, než se zkřivit s dobrou knihou a šálkem kávy. S miliony příběhů, které čekají na čtení, od beletrie po obchodní knihy, nikdy nebudete mít možnosti, jako byste mohli najít kvalitní přehlídky na Netflixu. Když čtete, můžete se otevřít novým dobrodružstvím, lekcím a perspektivám.

(Kariéra)

5 Způsobů, jak se vyvarovat online podvodů

Pokud hledáte internet pro práci, je důležité si být opatrný, když některé práce zní příliš dobře, než aby to byla pravda. Lepší obchodní kancelář (BBB) nového podvodu Craigslist, který využívá lákavé nabídky a jména skutečných organizací, včetně BBB, aby přilákali oběti. Aktuální podvod inzeruje, že BBB najal 10 zástupců zákaznických služeb pro novou pobočku.

(Kariéra)