Dokmee Cloud Review: Nejlepší low-cost software pro správu dokumentů

Naše výzkum a analýza systémů správy dokumentů z roku 2018 nás vedou k tomu, že doporučujeme Dokmee Cloud jako nejlepší systém správy dokumentů pro firmy s rozpočtem Vybrali jsme Dokmee Cloud z desítek systémů správy dokumentů, které jsme zvažovali. Chcete-li přečíst naši úplnou metodologii a podrobnější seznam systémů pro správu dokumentů, navštivte naši stránku s nejlepšími informacemi.

Proč Dokmee?

Dokmee Cloud je levný systém od Office Gemini, který lze spustit z libovolného počítače nebo mobilního zařízení připojeného k internetu. Systém založený na cloudových systémech obsahuje pět cenových plánů, včetně bezplatného.

Cena

Podniky s rozpočtem budou nejvíce přitahovány nízkou cenou Dokmee Cloud. Protože není k dispozici žádný software, zaplatíte měsíční poplatek za službu spíše než velké náklady na předplatné.

Poznámka redakce: Hledáte systém správy dokumentů pro vaše podnikání? Pokud hledáte informace, které vám pomohou vybrat ten, který je pro vás vhodný, použijte níže uvedený dotazník, abychom naši sesterskou stránku BuyerZone poskytovali bezplatně informace od různých dodavatelů:

Zde je rozpis ocenění Dokmee Cloud plány:

2GB Plán

Zdarma
První uživatel
Jediný uživatel
Pouze e-mailová podpora
za každý další uživatel

za každý další uživatel

podpora e-mailu
bezplatná mobilní aplikace
25 GB plán
39 dolarů měsíčně

Volná mobilní aplikace

50GB Plán
59 USD za měsíc
První uživatel zahrnutý
15 EUR pro každého dalšího uživatele
$ 99 za měsíc

První uživatel zahrnut

15 dolarů za každého dalšího uživatele
Podpora e-mailu
Volná mobilní aplikace
Každý plán obsahuje všechny funkce Dokmee Cloud offers. Dokonce i volný 2GB plán nabízí stejně mnoho funkcí jako dražší možnosti. To neplatí pro většinu ostatních systémů, o kterých jsme se domnívali.
Máme rádi, že máte na výběr několik plánů na základě toho, kolik jste ochotni zaplatit. Zatímco někteří jiní poskytovatelé nabízejí výběr plánů, velmi málo z nich má tento široký rozmanitost.

Snadné použití

Malé podniky budou ohromeny tím, jak snadné bude tento systém používat. Vzhledem k tomu, že je založen na technologii cloud, může být v několika minutách spuštěn. Neexistuje žádný software k instalaci, údržbě nebo modernizaci, což může být cenné pro malé firmy, které nemají IT personál.
Pro zajištění toho, že vaše data jsou chráněna v cloudu, dokmee ukládá svůj systém do zabezpečeného datového centra s omezeným přístup karet a monitorování videa. Také, aby nedošlo k poklesu systému, je do datového centra zavedena duální distribuční elektrická cesta, nepřerušitelný napájecí systém s 24hodinovým zálohováním baterie, lokální záložní generátor s automatickým přepínačem a palivo pro skladování na místě. Všechny tyto bezpečnostní trezory vám mohou poskytnout trochu větší jistotu, že vaše data budou nejen bezpečně uložena, ale také přístupná, když je budete potřebovat.
Rozhraní systému je obzvláště přitažlivé. Domovská stránka je pro každou sekci plná jasně zbarvených dlaždic, jako jsou složky / soubory, vyhledávání, skenování, nahrávání souborů, doručené pracovní schránky a zpráva o auditu. Toto nastavení patří k nejjednodušším navigaci ve všech analyzovaných systémech správy dokumentů.
Dokmee Cloud používá k ukládání dokumentů tradiční přístup do skříní a adresářů. Můžete vytvořit co nejvíce skříní a složek, jak se vám líbí. Dokumenty můžete ukládat nahráním nebo přetažením souborů z počítače a jejich skenováním přímo do systému.
Pro snadnější přidání souborů se Dokmee Cloud integruje s aplikací Microsoft Office. Díky této integraci můžete uložit soubory, ve kterých pracujete v aplikaci Word, Excel nebo Outlook, do vašich skříní a složek kliknutím na tlačítko.

Hledání souborů je také jednoduché. Kromě procházení skříní a složek k vyhledání dokumentů můžete provést pokročilé vyhledávání, které umožňuje najít soubory na základě několika faktorů, jako je typ souboru, datum vložení do systému a konkrétní klíčová slova v obsahu.

Funkce

I když je to levný systém, nabízí mnoho užitečných funkcí. Zatímco řešení založené na cloudu nemá všechny nástroje, které dokmee vlastní systém hostuje, má nejcennější.

Jednou z největších výhod tohoto systému je to, že je založeno na technologii cloud, je přístupná z jakéhokoli počítače s připojením k internetu. Bez ohledu na to, kde se nacházíte, budete mít plný přístup k systému.

Do mobilní aplikace Dokmee, která je dostupná v zařízeních Android, iOS a Windows, můžete také přistupovat k systému. Poskytuje přístup ke každému souboru a umožňuje přidávat poznámky do dokumentů, prohlížet předchozí verze a zasílat jim e-maily. Aplikační program Dokmee patří k nejpozoruhodnějším, který jsme našli při zkoumání systémů správy dokumentů.

Bezpečnostní omezení a protokol auditu poskytují přísné kontroly nad tím, kdo má přístup k vašim souborům. Chcete-li zajistit, aby zaměstnanci viděli pouze dokumenty, které by měly, můžete nastavit omezení pro skříňky, do kterých mají přístup. Kromě toho protokol auditu uchovává podrobné záznamy o tom, kdy jsou soubory zobrazeny a koho, stejně jako o tom, jaké úpravy provedly.

Můžete také upravovat dokumenty v rámci systému. Můžete provádět změny souborů, prohlížet předchozí verze, sloučit soubory a kopírovat a vkládat soubory a složky. Tyto nástroje odstraňují potřebu otevřít dokumenty v samostatném programu, když je třeba provést změny.

Mezi další funkce patří možnost skenování dokumentů do systému ve formátech PDF, TIFF nebo JPG; Možnost nastavení pracovních postupů pro udržení projektů a přiřazení na trati a pohybu vpřed; a schopnost vytvářet složku oblíbených položek pro dokumenty, které používáte pravidelně.

Zákaznický servis

Naše zkušenosti s zákaznickou službou společnosti Dokmee byly pozitivní. Při každé otázce zástupce poskytl podrobné odpovědi, které nám jasně vedly k fungování systému. Byli jsme spokojeni s tím, jak dlouho se zástupce zodpověděl na naše otázky. Na rozdíl od některých dalších poskytovatelů, kteří se nám pokoušeli vyděsit telefon, bylo jasné, že zástupce společnosti Dokmee chtěl zajistit, abychom pochopili, co systém nabízí.

Dokmee také poskytuje pomoc při živém rozhovoru, což není rysem všech jejích konkurentů nabídka. Vyzkoušeli jsme to tím, že jsme během dne dali několik otázek a v každém okamžiku byly naše otázky okamžitě zodpovězeny. V našich zkušenostech s dalšími poskytovateli, kteří nabízejí živý chat, se naše dotazy někdy nezodpovězily, nebo nám bylo řečeno, že nikdo není k dispozici a zasílá nám e-mail.

Zákaznická podpora je k dispozici telefonicky, emailem nebo živým rozhovorem 11 hod CT od pondělí do čtvrtka a od 8:00 do 19:00. v pátek. Velmi málo z poskytovatelů, na které jsme se podívali, nabízejí podporu pozdě v noci.

Do systému je také integrována důkladná uživatelská příručka. Odpovídá na otázky o tom, jak se přihlásit a vytvářet skříně souborů a jak nahrát soubory a vytvořit pracovní toky.

Omezení

Největším omezením Dokmee Cloud je to, že nemá všechny zvony a píšťaly nabízené nejen svými konkurenty, ale také vlastním systémem v prostorách společnosti. Některé funkce, které chybí, jsou schopnost nastavit omezení přístupu podle složky a souboru a použít nástroj OCR. Navíc se neintegruje s jinými programy, než v aplikaci Microsoft Office.

Další nevýhodou je, že v závislosti na zvoleném plánu možná nebudete mít k dispozici telefonickou podporu. Nicméně nedostatek určitých funkcí a podpory je kompromisem za tak nízké náklady. Pokud jsou tyto další funkce pro vás důležité, doporučujeme vám zvážit další systém správy dokumentů. Pokud však tak učiníte, buďte připraveni na to, abyste za to vynaložili mnohem více.