Přezkum souborů M: Nejlepší software pro správu dokumentů Celkově

Proč M-Soubory?

M-Files je výkonný systém správy dokumentů, digitálního archivace a produktivity, který plní několik rolí a má aplikace pro desítky různých zaměstnanců. Má funkce jak pro malé a střední podniky, tak pro podniky, které jsou schopny zpracovávat libovolný počet dokumentů pro kategorizaci a vyhledávání. Dokumenty vaší společnosti budete moci prohlížet na libovolném zařízení podporujícím internet.

Snadné použití

Hlavní rozhraní M-Souborů se podobá známému rozložení Průzkumníka Windows. Můžete rychle procházet databázi složek a provádět podobné funkce, jako je například kopírování a sdílení souborů do různých zdrojů s jediným kliknutím pravým tlačítkem myši. To drasticky snižuje potřebu nákladného a časově náročného výcviku, protože většina zaměstnanců by již měla znát rozhraní typu Explorer. Stejně tak na rozhraní Mac simuluje rozhraní Mac Finder. Jeden zřetelný rozdíl však spočívá v tom, že složky nejsou zbytečné. Dokumenty jsou pro třídění označeny několika metaznačkami. Ty zahrnují typ dokumentu, klient, projekt, datum a stav. Existuje několik dalších značek, které můžete ručně použít pro snadné procházení a vyhledávání určitých dokumentů.

Váš počítačový systém a síť zacházejí s M-soubory jako s jinou jednotkou, která umožňuje přetahovat soubory do jiných míst v počítači nebo naopak. Můžete ukládat soubory z libovolného programu do souborů M, jako byste jeli na libovolnou jinou jednotku.

M-Files je server typu "on-premise" a řešení cloud. S hybridním systémem, jako je tento, je systém zálohování a obnovy snadno ovladatelný v případě ztráty dat.

Poznámka editora: Hledáte systém správy dokumentů pro vaše podnikání? Pokud hledáte informace, které vám pomohou vybrat ten, který je pro vás vhodný, použijte níže uvedený dotazník, abychom našemu sesterskému webu BuyerZone poskytli zdarma informace od různých dodavatelů:

Funkce

M-Files umožňuje snadné skenování a uspořádání velkého množství papírových dokumentů pomocí optického rozpoznávání a zachycení. Tato funkce umožňuje automaticky třídit naskenované dokumenty na základě rozvržení a dokonce i obsahu. Soubory M používají inteligentní rozpoznávání znaků pro skenování textu dokumentu a pro jeho kategorizaci použijí potřebné značky. Pomocí této funkce můžete skenovat v tisících dokumentů najednou, které budou automaticky seřazeny pro snadné vyhledávání později.

Jedná se o jednu z několika funkcí automatizace, která mohou zlepšit pracovní postupy v kanceláři. Několik různých procesů, jako jsou přehledy a schvalovací oznámení týkající se smluv a standardních provozních postupů, lze naprogramovat do souborů M, aby vaše kanceláře fungovaly jako dobře naolejovaný stroj a šetřily čas na každodenní práci.

M -Files uchovává přehled o historii každého dokumentu, včetně toho, kdy byl naposledy otevřen, kdo ho otevřel a jaké změny učinil. Jeho pečlivé verze umožňují snadný audit a zpětnou vazbu, obvykle po celou dobu, kdy byl dokument vytvořen. Oprávnění mohou být nastavena tak, aby určití uživatelé měli přednost před určitými dokumenty a umožnili jim vytvářet poznámky a komunikovat, zatímco dokument probíhá u někoho jiného. Jiné oprávnění umožňují určitým uživatelům kopírovat dokument a současně provádět úpravy. Personál může také určit určité soubory pro offline použití, pokud potřebují jít bez přístupu k internetu. Určete podle projektu, typu nebo zákazníka a budete je moci vzít na svém notebooku nebo mobilním zařízení. Jakmile se vrátíte zpět do sítě, soubory se automaticky synchronizují s vašimi změnami.

Soubory můžete sdílet s kolegy, klienty a dalšími třetími osobami přímo přes rozhraní, což snižuje potřebu redundantních e-mailů a příloh automaticky udělená oprávnění. Integrace s aplikací Outlook umožňuje rychle přetažení e-mailových příloh do souborů M pro automatickou kategorizaci.

Cena

Cena M-souborů pro vaši společnost je založena na potřebách vašeho podnikání, kolik uživatelů plánujete přidávat do systému a pokud se rozhodnete jít s systémem "on-premise", cloudový systém nebo hybrid . Zatímco soubory M jsou dobrým systémem pro malé a středně velké podniky, představitelé nám říkali, že minimální ceny začínají na přibližně 1000 dolarů za měsíc, což pravděpodobně činí tento systém vyšší hodnotou pro podnikové podniky. Naštěstí si můžete stáhnout zkušební verzi aplikace, abyste zjistili, zda je rozhraní vhodné pro vaši společnost.

Zákaznický servis

Naše interakce se zástupci zákaznických služeb byly pozitivní. Poskytli vědomé a přímé odpovědi na naše otázky a byly průhledné ohledně tvorby cen. Když jsme popsali měřítko malého podnikání a rozpočet, byli upřímní v hodnocení, že jejich program nemusí vyhovovat našemu rozpočtu, ale stále nám pomáhali a byli jsme šťastní, že nám to projdeme. Zástupci můžete oslovit rychle prostřednictvím telefonu, e-mailu a živého rozhovoru. Vedle přímé podpory hostí M-Files komplexní databázi znalostí, kompletní s datovými listy, FAQs a průvodci. Na webových stránkách se také nachází fórum komunity, kde se můžete zeptat na další otázky týkající se problémů a řešení.

Omezení

M-Files je hybridní úložiště v cloudu a úložiště na místě, což znamená, - připojené zařízení prostřednictvím prohlížeče. Musíte však ještě nainstalovat software a udělit oprávnění k zařízení, aby to i ostatní aplikace rozpoznaly soubory M jako místo pro ukládání dokumentů.

Zatímco rozhraní vypadá známé, může to vyřadit některé uživatele složky nejsou nutné. Systém katalogizuje několik metatagů na dokumentu, aby je kategorizoval, ale abyste maximalizovali jeho vyhledávatelnost, musíte vy a vaši zaměstnanci přidat vlastní specializované značky, zvláště pokud se jedná o velké množství dokumentů. Tento způsob podávání může být trochu zvyklý pro ty, kteří jsou zvyklí na tradiční způsoby organizování digitálních dokumentů.

Připraveni zvolit systém správy dokumentů? Zde je rozpis našeho úplného pokrytí:

• Systémy pro správu dokumentů: příručka pro kupující
• Nejlepší software pro správu dokumentů a systémy 2018
• Nejlepší správa nízkých nákladů
• Nejlepší správa dokumentů pro malé firmy
• Nejlepší Správa mobilních dokumentů

Nejlepší online služba faxu pro více uživatelů: RingCentral Review

Po provedení našeho průzkumu a analýzy online služeb faxu doporučujeme RingCentral jako nejlepší online faxovou službu pro více uživatelů Vybrali jsme RingCentral z množství desítek online faxových služeb. Chcete-li se dozvědět více o naší úplné metodologii a o podrobnějším seznamu on-line faxových služeb, viz nejlepší tipy Mobby Business Proč RingCentral?

(Řešení)

Nákupní přehled: Nejlepší platforma elektronického obchodu pro malé firmy

Doporučujeme Shopify jako nejlepší celkový software pro elektronický obchod pro malé firmy Vybrali jsme Shopify z desítek softwarových řešení pro elektronický obchod, protože má vše, co potřebujete ke spuštění, provozujte a spravujte úspěšný obchod s elektronickým obchodem. Proč nakupovat? Shopify je vybaven mnoha vlastnostmi, které vám pomohou spustit a spravovat svůj internetový obchod.

(Řešení)