Jak si vybrat službu Business Email
E-mail je nepostradatelnou součástí běhu jakékoli malé firmy . Často je to nejlepší - a nejméně rušivý způsob - komunikovat se zaměstnanci, kolegy a spolupracovníky. Pokud je však e-mail tak důležitý, raději byste si měli myslet, než si vyberete e-mailovou službu pro vaši firmu. Ne všechny e-mailové platformy jsou vytvořeny stejné, takže je důležité vybrat si je s funkcemi, které potřebujete. Současně se budete chtít vyvarovat přeplatku za funkce, které nepotřebujete. Zde je pět faktorů, které je třeba zvážit dříve, než se ujmete na e-mailové platformě pro vaše podnikání.
1. Zdarma nebo zaplaceno?
Jediná věc, kterou nemůžete získat s bezplatnou službou Webové pošty, je možnost používat název vaší značky jako součást vaší e-mailové adresy. Například registrace na bezplatný účet Gmail vám dává e-mailovou adresu jako [username] @ gmail.com; ale přihlášením ke službě Google Apps pro firmy můžete zajistit e-mailovou adresu, která přečte [username] @ [yourbusiness] .com. Ve většině případů budete potřebovat vlastní vlastní webovou doménu, abyste ji mohli použít jako součást vaší e-mailové adresy, ale registrace domény může stát až 10 dolarů za rok. Další služby, jako je například Microsoft Office 365, vám poskytují vlastní název domény, aniž byste museli zaplatit další poplatky za hostování.
Ať je důležité, abyste pro vás (a pro všechny zaměstnance) měli značkovou e-mailovou adresu, . E-mailová adresa, která obsahuje vlastní název domény, může potenciálně posílit věrohodnost vaší firmy. Na druhou stranu by obecná e-mailová adresa mohla být vhodná pro nejmenší podniky, zejména pokud jste jediným vlastníkem.
2. Úložný prostor
Samozřejmostí je, že značková e-mailová adresa není jedinou výhodou placené e-mailové služby. Platené platformy nabízejí spoustu dalších výhod, například rozšířené úložiště cloud pro e-maily a další soubory. Mnoho bezplatných e-mailových služeb nabízí omezený úložný prostor, což nutí odstranit zprávy při zaplnění doručené pošty. Pokud spustíte malou firmu, která se značně spoléhá na e-maily, a dáváte přednost archivování zpráv namísto jejich odstranění, vaše doručená pošta se může spěchat. Přihlášením k placené službě získáte přístup k mnohem většímu schránce.
Existuje několik dalších souvisejících problémů, které je třeba zvážit. Maximální velikost přílohy e-mailu se například značně liší mezi různými službami, některé služby omezují přílohy na 10 GB a jiné vám umožňují posílat obrovské soubory až do 300 GB nebo více, pokud je soubor již nahrán do cloudu.
3. Zabezpečení
Ať už zaplatíte za e-mail nebo využíváte bezplatnou službu, budete potřebovat důvěrnou bezpečnost pro firemní schránku - zejména pokud běží ve vaší firmě je výměna dat soukromých klientů. K e-mailovému účtu lze připojit i další citlivá data, například čísla bankovních účtů a daňové přiznání. Ještě víc, než s vaším osobním e-mailem, je důležité, aby z vašeho firemního účtu zůstali kybernetický zločinci.
Před uspokojením e-mailové služby zkontrolujte bezpečnostní opatření, jako jsou spam a filtrování phishingu. Podpora dvoufaktorové autentizace je také důležitá; tato funkce pomáhá udržovat si z vašeho doručené poštu z cizince tím, že vyžaduje, aby uživatelé měli dvě informace k přihlášení. První je vaše běžné heslo a druhé je čerstvě generovaný kód odeslaný na váš mobilní telefon nebo druhou e-mailovou adresu. Mezi další funkce zabezpečení, které je třeba zkontrolovat, patří vestavěná antivirová opatření, která chrání počítač před malwarem, což je obzvláště důležité, pokud si stáhnete mnoho příloh.
4. Nástroje pro spolupráci
Dobrá obchodní e-mailová platforma usnadňuje spolupráci s vašimi zaměstnanci nebo kolegy. Mezi nejlepší platformy patří nástroje, které vám pomohou spolupracovat. Například služby jako Gmail a Outlook obsahují vestavěný kalendář jako součást e-mailové schránky. A v několika jednoduchých krocích můžete svůj kalendář sdílet s ostatními, aby je mohli kdykoli prohlížet a upravovat. To může opravdu pomoci při plánování a spolupráci.
Emailování závitů je další funkcí, které vám mohou pomoci spolupracovat s kolegy. Závitové e-maily usnadňují sledování dlouhých výměn, protože odpovědi se objevují jeden po druhém v jednom vláknu, místo aby se šířily v doručené poště v pořadí, v jakém byly přijaty.
5. Bonusové funkce
Jakmile najdete e-mailovou službu, která pokrývá všechny základní informace, zkontrolujte další funkce, které mohou zvýšit vaši produktivitu. Například některé platformy jako Gmail a Outlook obsahují integrovaný videohovor. To znamená, že můžete použít jednu službu pro výměnu zpráv a schůzky na dálku, čímž jednodušší a efektivnější každodenní provoz.
Některé e-mailové platformy zahrnují také funkce okamžitých zpráv. Rychlé zasílání zpráv je lepší než e-mail pro diskuse v reálném čase, protože můžete vyměňovat četné krátké zprávy v rychlém sledu. A odesílání okamžité zprávy může být lepší než odeslání e-mailu, pokud obsah zprávy není tak důležitý.
Ale ztracený smartphone nemusí zůstat ztracen. Ať už vlastníte iPhone, telefon Android, Windows Phone nebo BlackBerry, je vám k dispozici software, který vám pomůže vysledovat chybějící zařízení pomocí vestavěného senzoru GPS, nebo ho jednoduše zvonit, abyste ho mohli najít, pokud je v blízkosti . Tyto nástroje vám také umožňují zamknout ztracený telefon, aby vaše data byla bezpečná.
Stav malých podniků: Washington
V rámci našeho celoročního projektu "Stav malého podnikání" Mobby Business plánuje podat zprávu o prostředí malých podniků v každém státě v Americe . V této splátce jsme požádali několik z více než 550 000 majitelů malých firem ve Washingtonu o výzvách a příležitostech, jak fungovat ve svém státě.
Populární Příspěvky